Personnel fraud: basic schemes and methods of struggle
“Anti-crisis” cuts in personnel costs by companies significantly reduce employee income, while rising prices for goods and services only increase the need for money. The subjective factor - the desire of workers to maintain the quality of life and income level - is enhanced by objective - “tectonic” shifts in the system of product distribution and pricing, which ultimately provides a powerful impetus for the growth of corporate fraud. Consider how it manifests itself and what are the ways to prevent such risks through the prism of crisis management.
Source: Economic Crimes, Author: Sergey Eliseev, Date of publication: 04.08.2009
“Anti-crisis” cuts in personnel costs by companies significantly reduce employee income, while rising prices for goods and services only increase the need for money. The subjective factor - the desire of workers to maintain the quality of life and income level - is enhanced by objective - “tectonic” shifts in the system of product distribution and pricing, which ultimately provides a powerful impetus for the growth of corporate fraud. Consider how it manifests itself and what are the ways to prevent such risks through the prism of crisis management.
Basic fraud schemes
In the work of the crisis manager, the antifraud function is inevitably realized. Crisis enterprises are characterized by weakened protection and increased losses from corporate fraud. The accumulated experience in countering this phenomenon allows us to highlight several of the most common ways of abuse of workers. Some of them are industry specific, others are almost universal.
Postscripts and grading
Mortar and grading are widespread in the supply of raw materials used in production. When accepting, for example, scrap metal, alloying materials or sunflower seeds, a nonexistent volume, better quality, higher content of the active element, less clogging, etc. are attributed. In the case of weighing, the mass is "reached" by the earth, pieces of reinforced concrete, substandard fraction, etc. Cases of outright “lawlessness” are known: after the first weighing, the cars did not even unload and rode on the second round. The supplier pays the registry to the clerk or his manager, sometimes sometimes right on the spot. The scheme works in conjunction with weakened input control and uncontrolled write-offs of production costs.
A similar scheme applies to commercial products. Thus, ingots of expensive metals are exported under the guise of cheaper ones. Printing products of normal quality are "rejected" and sold as substandard at reduced prices (usually to the same company), and then sold on the consumer market at prices close to market prices.
Re-purchase and write-off
Frauds with valuable objects, spare parts, equipment can be carried out according to the following scheme: purchase (real) >> write-off (part - real, part - fictitious) >> purchase (fictitious). The supplier, the person who receives and stores the parts, and the person responsible for their installation, use, and decommissioning participate in the conspiracy.
According to the re-purchase and write-off scheme, spare parts, units for vehicles and equipment, fittings and accessories “pass” well.
There were also very extraordinary cases. So, a commission of four people spent two days an inventory of parts, assemblies, materials and structures in the service of the chief mechanic of one of the industries. As a result, it turned out that six out of eight 20-ton containers were filled with already written-off values. In such circumstances, re-procurement of labor will not be, especially if the company has several industries.
Another variant of the same scheme: the main equipment is decommissioned as scrap metal, exported abroad and modernized, and then imported under the guise of a new one. “Abroad” in this scheme is not an obligatory link - modernization can occur inside the country.
Unaccounted production
The basis of the scheme is overstated technological standards for the consumption of raw materials, materials, energy carriers and / or unaccounted for raw materials, which yield unaccounted marketable products.
Whereas in new manufactures equipped with imported equipment, as a rule, there are no substantiated norms, then industries left over from the Soviet era still use outdated norms. In the Soviet period, each of the "red directors" in the ministries and specialized institutes solved one problem - an increase in "scientifically" -reasonable norms. It was believed that excessive standards - this is the director's stock, which covers losses, shortages, sloppiness and ordinary theft.
However, the problem is not only in the norms themselves. More importantly, the process of changing, developing, and improving these standards has been left at the mercy of the production workers — personnel who were “forged” in the same Soviet times.
Often, the appearance of unaccounted for raw materials is the result of high standards at the previous stages of production. Such chains exist in the alcohol industry (grain - alcohol - distillery), in the furniture industry (wood - chipboard - furniture parts).
If unaccounted products are formed, then their implementation is already a matter of technology. Export is carried out in various ways: through a hole in the fence, cars with hidden cavities, conspiring with guards, forged documents, for real documents with double enclosure. For example, a real employee sells goods for export to an employee of an enterprise with personal transport. Only in reality, the export is carried out several times. If the guards do not inspect the trunk, then the "smuggling" was a success, but if they look there, then the original documents for "purchases for personal needs" are presented.
Kickbacks and other price manipulations
"Retractable" schemes as a way of abusing workers can be used in a variety of ways: shopping at inflated prices, providing low prices for individual orders, and higher discounts. In any case, the counterparty company receives an additional amount of money, from which it pays the employee performing the price adjustment. Cover arguments are known: the importance of the client, the urgency of execution, the reliability of the supplier, the absence of another option, etc.
There is another option for price manipulation: the current prices are hidden, and the buyer is offered higher. When the buyer asks to "solve the issue for a fee", he is offered prices from the current price list. Such a “game” that is harmless at first glance actually entails real losses for the company: a distortion of pricing and labor motivation and, as a result, a decrease in sales profitability. All these schemes operate in the absence of working pricing and pricing analysis regulations.
Some types of manipulations are not dependent on pricing efficiency. For example, an employee of a seller company makes a sale (of finishing materials) to an ordinary client (apartment owner) for a client who has a higher level of discounts (designer), and assigns a price difference.
There is an option of "reverse rollback", which is found in complex and expensive sales. The funds intended for commercial bribery of the purchaser are divided, and part remains with the seller.
Contract fraud
When carrying out contract work, methods of abuse are limited only by the imagination and capabilities of workers. Since all methods are difficult to enumerate, we consider five main ones.
Postscripts in volumes. The most common options for distorting data in documents are:
overstatement of metric units in the estimate in relation to the object;
overestimation of the area of hidden work on surface preparation (leveling, plastering, puttying, primer, sealing);
overestimation of the volume of exported soil, gravel dumping and asphalt laying during the repair of roads and railways;
writing off more expensive and using cheaper materials.
Unreasonable use of increasing factors. Surcharges may be accrued for non-existent unfavorable or constrained working conditions, fictitious use of hoisting mechanisms or scaffolding, etc.
Doubling costs. There are two possible schemes:
1) doubling of costs at a cost: in the estimate, complex and unit prices for duplicate works are simultaneously applied;
2) doubling the cost of materials: the actually used materials of the customer are simultaneously included in the estimated calculation for payment to the contractor (this is feasible when the accounting department does not write off the costs of the facilities).
Repetitive repair of facilities or equipment. One of such “tidbits” is the repair of crane runways: the complex prices for one running meter are high, while the actual repair costs are minimal.
Regular overhaul of the main technological unit of continuous production. In the Soviet period, enterprises worked on the principle of autonomy and had everything necessary for overhaul of continuous cycle plants. Now, major repairs are done only by contractors.
In practice, the practice turns out to be different: acts are closed to contractors, and work is performed by the personnel of the enterprise and paid “in envelopes”. There is a known case when a new CEO rejected the services of “irreplaceable” contractors. Overhaul of the technological installation was carried out at the same time, in a larger volume and with a decrease in costs by 2.5 times.
Embedded business
In the general form, a “pocket” business is most often organized according to M. Zhvanetsky: “whoever protects something, that one has it ...”.
The commercial director “attaches” the selling company, the supply director - the supplier company, the production director - the supplier or uses the industrial cooperation scheme, the personnel director - the training center or recruiting agency. Less common is the business "attached" from the financial director, although in one case a company engaged in "cashing" came across.
There are also examples of high skills of “embedding” within a group of companies. So, metal stolen in one division of the enterprise was bought up outside the territory and served as raw material for the production of semi-finished products, which were acquired by another division.
Tender Manipulation
There is an opinion that all tenders are “charged”, that is, the winners are known in advance. If the programmed winner is a real company, then all participants in the scheme receive their share of commercial bribery. If the winner is “own” company, then the contract is resold to one of the real manufacturers together with the company or as a subcontract. The remaining actions are aimed at creating the appearance of a tender.
If the tender is avoided under the pretext of futility, the lack of real alternatives and urgency, which is often created artificially, is not possible, then other methods are used.
Decrease in real competition of independent participants. This is achieved by limiting information on tendering and on the features of complex projects, as well as by creating formal criteria and at the same time obstacles for timely registration and pre-selection.
Limiting the possibility of victory for independent participants. To this end, the following techniques are implemented:
participation of a number of “own” firms;
underestimation of the price for the sake of winning the tender with its subsequent revision of the price due to indexation, specification changes, additional and unforeseen work;
fitting technical specifications and conditions to a specific proposal;
determination of technical parameters for a specific manufacturer;
establishing excessive requirements and the subsequent acceptance of lower parameters.
Manipulations with technical parameters occupy a special place in the rating of fraudulent practices. According to the expert of a well-known company - a seller of technological and energy equipment, the bribery of specialists responsible for determining the technical parameters that ensure victory in large tenders takes place in almost all cases.
And here is another story from practice. Two companies were interested in supplying their paints to the packaging material manufacturer. One of them has been delivering for some time, the other intended to intercept the client by offering the best conditions that top managers liked.
However, repeatedly conducted pilot tests did not give positive results. In the process of testing on paints of a new competitor, the installation constantly “dropped out” of the technological regime, and the parameters of temperature, speed, tension and consumption of the dye were always unbalanced. At the same time, everything went well on the paints of the traditional supplier. Thus, an obviously more attractive offer was blocked at the level of the operating personnel operating the installation.
Fight tactics
Since many staff abuses are situational in nature, and there may be many “favorable” situations, we emphasize that the list of fraud options is far from complete and emphasizes only a variety of practices. In situations where the human factor plays a decisive role, it is safe to say that there is no such instruction that cannot be circumvented or adapted to the needs of fraudsters. Especially if they themselves are involved in its creation. Unique, super-efficient regulations do not give a real effect.
Obviously, it is impossible to successfully deal with fraud only using operational methods of the security service and inspections of the internal audit service. At the same time, it is necessary to continue the struggle process. Attempts to imagine, calculate, foresee everything and create countermeasures for each scheme also do not give a solution. So what is it?
The solution here is simple - to create a system that prevents risks, outstrips events and is directed against the sources of fraud. The opacity and inefficiency of work processes are the main causes of corporate fraud that need to be addressed.
In addition, the anti-fraud system should have “roots” at the highest level of leadership and consistently involve several elements, which we will dwell on in more detail.
Operational Monitoring and Investigations
Most of the work to counter domestic crime in companies is carried out by economic (or corporate) security services. These services are usually small and consist of former law enforcement officials. Working in the law enforcement system, they were armed (in the literal and figurative sense of the word): weapons, powers and coercive resources, expertise, access to information about citizens and the possibility of investigation in any other organizations. The transition to corporate security services deprived them of some resources, some familiar methods became inaccessible, and the goals of the work changed significantly.
The small number, decrease in efficiency and the strength of trifles, which are many, lead to the fact that economic security services cannot detect and investigate all cases and most of the facts of fraud are detected by chance.
Nevertheless, the investigation of each serious case, regardless of the results, is of great importance, since it demonstrates to the personnel that the company is engaged in countering fraud and will not be uncontrolled.
Diagnostics of weak signals
Identifying and evaluating indirect evidence of fraudulent activity plays an important role when monitoring and investigation resources are limited. The following signals deserve special attention:
Contracts that do not contain specific terms of the transaction, and a large number of additional agreements to them.
Unusually “beautiful” justification of the project or unusually fast agreement of contracts, in contrast to the usual procedure.
Various forms of stimulation, lobbying for a decision (project) under the pretext of great urgency, uniqueness or lack of alternatives.
Extremely loyal counterparties, performing work for a long time “without money”, “on credit”, or, conversely, counterparties receiving preferential terms in comparison with others.
Regular extracurricular activities carried out in the absence of supervisory personnel without obvious results to increase volumes.
Regular breakdowns of instrumentation. Using standard weights instead of real weighing (where possible).
Repeated emergency repairs at one facility.
Increase in unit costs (especially energy) for production or decrease in unit income.
Unaccounted shunting of railway transport.
Repeated purchases of products that are not used on the farm.
Attempts to transfer contacts with the client to a private phone or e-mail.
Lack of reaction (dismissal, transfer) in relation to a sales manager who has extremely low sales figures for a long time.
The appointment of a clearly non-self-employed employee to a managerial position with the right to manage resources and determine the terms of contracts.
Inconsistency of employee expenses to their official income.
Invitations to employees at conferences, foreign demonstrations at the expense of the company of the potential supplier.
Deliveries from one firm of products of a different profile and origin.
Implementation of production cooperation for a long time through a company that does not have its own equipment fleet.
Settlements with companies that have mass registration addresses and bank accounts in the bank details “lit up” with “cash-out” operations.
Settlements with firms that have employees (their relatives) among the founders or management bodies that make decisions on procurement, sales, pricing, and the selection of resources and suppliers.
High-quality diagnostics involves receiving and processing signals, as well as determining directions for a detailed analysis of the situation or investigation. Depending on the characteristics of the company, the basis may be a single pronounced signal or a set of signals associated with one employee or group of people.
Reporting accuracy
Financial workers and auditors (internal and external) spend a lot of effort to ensure the reliability of financial statements in the interests of investors, shareholders and creditors. However, real advocacy often requires a shift in emphasis. Reliability does not consist in the fact that the balance sheet and income statement agree with the primary documents, but in the fact that the primary documents reflect the essence of production activities and cost formation. To achieve this goal, you need a set of the following methods:
Control and minimization of unit costs (materials and energy) for production.
Drawing up the balance of metal or other basic raw materials based on the results of actual weighing or measurement.
Control in places of storage of the remains of commodity values and especially surpluses.
Cost accounting (work and materials) strictly for the objects of contract work and proper execution of forms KS-2, KS-3.
Marking of new expensive units and assemblies, transfer of spent aggregates to a special warehouse with subsequent disposal in the presence of a commission.
The use of a combination of these methods can prevent and significantly minimize losses from possible fraud schemes using uncontrolled write-offs of raw materials, materials, units and assemblies.
Contracting Procedures
Contracting procedures - an element of the system that has the maximum anti-fraud resource. It is known that cost-effectiveness is formed not at the time of signing payment documents and not even at the time of conclusion of contracts, but at the time of formulating technical solutions and sharing risks. You should not expect from lawyers an ideal workflow regulation that will solve the problem, because its root cause is in the decision-making process and the quality of their content.
Two successive stages of making a choice can be distinguished: 1) what to buy; 2) from whom to purchase.
At the first stage, it is fundamentally important to determine what really needs to be acquired on the basis of business efficiency considerations, and not what I would like to acquire on the basis of general considerations, personal preferences, aspirations for the most “cool” configuration and the creation of unreasonable reserves.
So, for repair work, the priority is to compile a defective statement. An objective document should contain the real types and volumes of work, the conditions for their implementation, the need for the use of equipment and a list of materials used. Based on the real “troubleshooting”, you can get the fair value of the work and a reasonable estimate.
For projects of modernization or implementation of technology, key will be consolidation of responsibility for the formation of project parameters and subsequent monitoring of their achievement. The parameters may include indicators of productivity, properties and qualities of the product, unit costs, operating costs, as well as the absence of unscheduled procurement and work.
The “appointment” of the perpetrators after the fact does not slow down, but, on the contrary, encourages fraud, therefore the definition of responsibility for the declared parameters of the project will be of a preventive nature. Even in the early stages of the discussion and development of technical solutions, managers and specialists should understand that each figure that determines the cost and effectiveness of the project will be approved “for signature” and monitored during implementation, and will also become a factor of personal responsibility and a line in the motivation program, and in some cases, it may be the subject of investigation.
The second stage - choosing a counterparty on an alternative basis - requires four conditions:
making an effective decision at the first stage; • 1)
the presence of a wide range of participants and the full scope of informing potential participants; • 2)
ensuring free (without discrimination) access to participation; • 3)
maintaining confidentiality of information about competing offers. • 4)
Significantly increases the effectiveness of the reputation of the company as an organization that purchases on a competitive basis and conducts tenders realistically.
Competitive procurement is inconceivable without operational monitoring of market prices. It avoids a significant excess of purchase prices over market average. However, in many cases, market prices already contain the cost of commercial bribery and do not guarantee the absence of a fraudulent component. Further reduction of this component and approaching the optimal price is possible in conditions of effective competition. For this, on real tenders in one place and at one point in time bring several independent suppliers.
conclusions
A review of the main fraudulent schemes and elements of the system for counteracting personnel abuse allows us to draw the following conclusion: the fight against fraud cannot be a temporary action or a set of answers to specific challenges. It should be warning, systemic and multidisciplinary.
A successful result can be expected in conditions when a healthy corporate culture strives for transparency and rejects fraud in any form. It is in it that the main problem and the main resource of the company are rooted.
Corporate culture is formed under the influence of the environment and changes extremely slowly under the influence of the highest level of management - the owner, shareholders or their representatives. The state and negative nature of the influence of the external environment are well known to us, but the influence of the owners is very individual.
Unfortunately, quite often (and in crisis enterprises - almost always) the owner of the company is not effective. It does not ensure the preservation and strengthening of the enterprise in the long term, but, on the contrary, seeks to “squeeze out” and get the maximum profit in the short term, operating the enterprise to complete depreciation. This kind of motivation is characteristic of owners who got a business by redistributing assets. Typically, at the lower levels of management, this type of economic motivation provokes the same processes of asset redistribution, but in a fraudulent way.
In some companies, owners are building their own business. They are characterized by motivation to create a sustainable and effective organization.
Another option is that several owners, whose composition is heterogeneous, are not always represented by a small group and are prone to changes, especially in the current situation.
In all three cases, the task of forming the environment and corporate culture, aimed at efficiency, transparency, integrity, can be performed by independent directors. As specialists, they treat business precisely as a business, and prioritize structure and efficiency.
As a result, the causes of personnel fraud are eliminated, the favorable environment for abuse is destroyed, and corporate services (financial, legal, internal audit and security) have the opportunity to effectively implement their function in the overall anti-fraud system.
Source: https://www.hrm.ru/moshennichestvo-perso ... tody-borby
“Anti-crisis” cuts in personnel costs by companies significantly reduce employee income, while rising prices for goods and services only increase the need for money. The subjective factor - the desire of workers to maintain the quality of life and income level - is enhanced by objective - “tectonic” shifts in the system of product distribution and pricing, which ultimately provides a powerful impetus for the growth of corporate fraud. Consider how it manifests itself and what are the ways to prevent such risks through the prism of crisis management.
Source: Economic Crimes, Author: Sergey Eliseev, Date of publication: 04.08.2009
“Anti-crisis” cuts in personnel costs by companies significantly reduce employee income, while rising prices for goods and services only increase the need for money. The subjective factor - the desire of workers to maintain the quality of life and income level - is enhanced by objective - “tectonic” shifts in the system of product distribution and pricing, which ultimately provides a powerful impetus for the growth of corporate fraud. Consider how it manifests itself and what are the ways to prevent such risks through the prism of crisis management.
Basic fraud schemes
In the work of the crisis manager, the antifraud function is inevitably realized. Crisis enterprises are characterized by weakened protection and increased losses from corporate fraud. The accumulated experience in countering this phenomenon allows us to highlight several of the most common ways of abuse of workers. Some of them are industry specific, others are almost universal.
Postscripts and grading
Mortar and grading are widespread in the supply of raw materials used in production. When accepting, for example, scrap metal, alloying materials or sunflower seeds, a nonexistent volume, better quality, higher content of the active element, less clogging, etc. are attributed. In the case of weighing, the mass is "reached" by the earth, pieces of reinforced concrete, substandard fraction, etc. Cases of outright “lawlessness” are known: after the first weighing, the cars did not even unload and rode on the second round. The supplier pays the registry to the clerk or his manager, sometimes sometimes right on the spot. The scheme works in conjunction with weakened input control and uncontrolled write-offs of production costs.
A similar scheme applies to commercial products. Thus, ingots of expensive metals are exported under the guise of cheaper ones. Printing products of normal quality are "rejected" and sold as substandard at reduced prices (usually to the same company), and then sold on the consumer market at prices close to market prices.
Re-purchase and write-off
Frauds with valuable objects, spare parts, equipment can be carried out according to the following scheme: purchase (real) >> write-off (part - real, part - fictitious) >> purchase (fictitious). The supplier, the person who receives and stores the parts, and the person responsible for their installation, use, and decommissioning participate in the conspiracy.
According to the re-purchase and write-off scheme, spare parts, units for vehicles and equipment, fittings and accessories “pass” well.
There were also very extraordinary cases. So, a commission of four people spent two days an inventory of parts, assemblies, materials and structures in the service of the chief mechanic of one of the industries. As a result, it turned out that six out of eight 20-ton containers were filled with already written-off values. In such circumstances, re-procurement of labor will not be, especially if the company has several industries.
Another variant of the same scheme: the main equipment is decommissioned as scrap metal, exported abroad and modernized, and then imported under the guise of a new one. “Abroad” in this scheme is not an obligatory link - modernization can occur inside the country.
Unaccounted production
The basis of the scheme is overstated technological standards for the consumption of raw materials, materials, energy carriers and / or unaccounted for raw materials, which yield unaccounted marketable products.
Whereas in new manufactures equipped with imported equipment, as a rule, there are no substantiated norms, then industries left over from the Soviet era still use outdated norms. In the Soviet period, each of the "red directors" in the ministries and specialized institutes solved one problem - an increase in "scientifically" -reasonable norms. It was believed that excessive standards - this is the director's stock, which covers losses, shortages, sloppiness and ordinary theft.
However, the problem is not only in the norms themselves. More importantly, the process of changing, developing, and improving these standards has been left at the mercy of the production workers — personnel who were “forged” in the same Soviet times.
Often, the appearance of unaccounted for raw materials is the result of high standards at the previous stages of production. Such chains exist in the alcohol industry (grain - alcohol - distillery), in the furniture industry (wood - chipboard - furniture parts).
If unaccounted products are formed, then their implementation is already a matter of technology. Export is carried out in various ways: through a hole in the fence, cars with hidden cavities, conspiring with guards, forged documents, for real documents with double enclosure. For example, a real employee sells goods for export to an employee of an enterprise with personal transport. Only in reality, the export is carried out several times. If the guards do not inspect the trunk, then the "smuggling" was a success, but if they look there, then the original documents for "purchases for personal needs" are presented.
Kickbacks and other price manipulations
"Retractable" schemes as a way of abusing workers can be used in a variety of ways: shopping at inflated prices, providing low prices for individual orders, and higher discounts. In any case, the counterparty company receives an additional amount of money, from which it pays the employee performing the price adjustment. Cover arguments are known: the importance of the client, the urgency of execution, the reliability of the supplier, the absence of another option, etc.
There is another option for price manipulation: the current prices are hidden, and the buyer is offered higher. When the buyer asks to "solve the issue for a fee", he is offered prices from the current price list. Such a “game” that is harmless at first glance actually entails real losses for the company: a distortion of pricing and labor motivation and, as a result, a decrease in sales profitability. All these schemes operate in the absence of working pricing and pricing analysis regulations.
Some types of manipulations are not dependent on pricing efficiency. For example, an employee of a seller company makes a sale (of finishing materials) to an ordinary client (apartment owner) for a client who has a higher level of discounts (designer), and assigns a price difference.
There is an option of "reverse rollback", which is found in complex and expensive sales. The funds intended for commercial bribery of the purchaser are divided, and part remains with the seller.
Contract fraud
When carrying out contract work, methods of abuse are limited only by the imagination and capabilities of workers. Since all methods are difficult to enumerate, we consider five main ones.
Postscripts in volumes. The most common options for distorting data in documents are:
overstatement of metric units in the estimate in relation to the object;
overestimation of the area of hidden work on surface preparation (leveling, plastering, puttying, primer, sealing);
overestimation of the volume of exported soil, gravel dumping and asphalt laying during the repair of roads and railways;
writing off more expensive and using cheaper materials.
Unreasonable use of increasing factors. Surcharges may be accrued for non-existent unfavorable or constrained working conditions, fictitious use of hoisting mechanisms or scaffolding, etc.
Doubling costs. There are two possible schemes:
1) doubling of costs at a cost: in the estimate, complex and unit prices for duplicate works are simultaneously applied;
2) doubling the cost of materials: the actually used materials of the customer are simultaneously included in the estimated calculation for payment to the contractor (this is feasible when the accounting department does not write off the costs of the facilities).
Repetitive repair of facilities or equipment. One of such “tidbits” is the repair of crane runways: the complex prices for one running meter are high, while the actual repair costs are minimal.
Regular overhaul of the main technological unit of continuous production. In the Soviet period, enterprises worked on the principle of autonomy and had everything necessary for overhaul of continuous cycle plants. Now, major repairs are done only by contractors.
In practice, the practice turns out to be different: acts are closed to contractors, and work is performed by the personnel of the enterprise and paid “in envelopes”. There is a known case when a new CEO rejected the services of “irreplaceable” contractors. Overhaul of the technological installation was carried out at the same time, in a larger volume and with a decrease in costs by 2.5 times.
Embedded business
In the general form, a “pocket” business is most often organized according to M. Zhvanetsky: “whoever protects something, that one has it ...”.
The commercial director “attaches” the selling company, the supply director - the supplier company, the production director - the supplier or uses the industrial cooperation scheme, the personnel director - the training center or recruiting agency. Less common is the business "attached" from the financial director, although in one case a company engaged in "cashing" came across.
There are also examples of high skills of “embedding” within a group of companies. So, metal stolen in one division of the enterprise was bought up outside the territory and served as raw material for the production of semi-finished products, which were acquired by another division.
Tender Manipulation
There is an opinion that all tenders are “charged”, that is, the winners are known in advance. If the programmed winner is a real company, then all participants in the scheme receive their share of commercial bribery. If the winner is “own” company, then the contract is resold to one of the real manufacturers together with the company or as a subcontract. The remaining actions are aimed at creating the appearance of a tender.
If the tender is avoided under the pretext of futility, the lack of real alternatives and urgency, which is often created artificially, is not possible, then other methods are used.
Decrease in real competition of independent participants. This is achieved by limiting information on tendering and on the features of complex projects, as well as by creating formal criteria and at the same time obstacles for timely registration and pre-selection.
Limiting the possibility of victory for independent participants. To this end, the following techniques are implemented:
participation of a number of “own” firms;
underestimation of the price for the sake of winning the tender with its subsequent revision of the price due to indexation, specification changes, additional and unforeseen work;
fitting technical specifications and conditions to a specific proposal;
determination of technical parameters for a specific manufacturer;
establishing excessive requirements and the subsequent acceptance of lower parameters.
Manipulations with technical parameters occupy a special place in the rating of fraudulent practices. According to the expert of a well-known company - a seller of technological and energy equipment, the bribery of specialists responsible for determining the technical parameters that ensure victory in large tenders takes place in almost all cases.
And here is another story from practice. Two companies were interested in supplying their paints to the packaging material manufacturer. One of them has been delivering for some time, the other intended to intercept the client by offering the best conditions that top managers liked.
However, repeatedly conducted pilot tests did not give positive results. In the process of testing on paints of a new competitor, the installation constantly “dropped out” of the technological regime, and the parameters of temperature, speed, tension and consumption of the dye were always unbalanced. At the same time, everything went well on the paints of the traditional supplier. Thus, an obviously more attractive offer was blocked at the level of the operating personnel operating the installation.
Fight tactics
Since many staff abuses are situational in nature, and there may be many “favorable” situations, we emphasize that the list of fraud options is far from complete and emphasizes only a variety of practices. In situations where the human factor plays a decisive role, it is safe to say that there is no such instruction that cannot be circumvented or adapted to the needs of fraudsters. Especially if they themselves are involved in its creation. Unique, super-efficient regulations do not give a real effect.
Obviously, it is impossible to successfully deal with fraud only using operational methods of the security service and inspections of the internal audit service. At the same time, it is necessary to continue the struggle process. Attempts to imagine, calculate, foresee everything and create countermeasures for each scheme also do not give a solution. So what is it?
The solution here is simple - to create a system that prevents risks, outstrips events and is directed against the sources of fraud. The opacity and inefficiency of work processes are the main causes of corporate fraud that need to be addressed.
In addition, the anti-fraud system should have “roots” at the highest level of leadership and consistently involve several elements, which we will dwell on in more detail.
Operational Monitoring and Investigations
Most of the work to counter domestic crime in companies is carried out by economic (or corporate) security services. These services are usually small and consist of former law enforcement officials. Working in the law enforcement system, they were armed (in the literal and figurative sense of the word): weapons, powers and coercive resources, expertise, access to information about citizens and the possibility of investigation in any other organizations. The transition to corporate security services deprived them of some resources, some familiar methods became inaccessible, and the goals of the work changed significantly.
The small number, decrease in efficiency and the strength of trifles, which are many, lead to the fact that economic security services cannot detect and investigate all cases and most of the facts of fraud are detected by chance.
Nevertheless, the investigation of each serious case, regardless of the results, is of great importance, since it demonstrates to the personnel that the company is engaged in countering fraud and will not be uncontrolled.
Diagnostics of weak signals
Identifying and evaluating indirect evidence of fraudulent activity plays an important role when monitoring and investigation resources are limited. The following signals deserve special attention:
Contracts that do not contain specific terms of the transaction, and a large number of additional agreements to them.
Unusually “beautiful” justification of the project or unusually fast agreement of contracts, in contrast to the usual procedure.
Various forms of stimulation, lobbying for a decision (project) under the pretext of great urgency, uniqueness or lack of alternatives.
Extremely loyal counterparties, performing work for a long time “without money”, “on credit”, or, conversely, counterparties receiving preferential terms in comparison with others.
Regular extracurricular activities carried out in the absence of supervisory personnel without obvious results to increase volumes.
Regular breakdowns of instrumentation. Using standard weights instead of real weighing (where possible).
Repeated emergency repairs at one facility.
Increase in unit costs (especially energy) for production or decrease in unit income.
Unaccounted shunting of railway transport.
Repeated purchases of products that are not used on the farm.
Attempts to transfer contacts with the client to a private phone or e-mail.
Lack of reaction (dismissal, transfer) in relation to a sales manager who has extremely low sales figures for a long time.
The appointment of a clearly non-self-employed employee to a managerial position with the right to manage resources and determine the terms of contracts.
Inconsistency of employee expenses to their official income.
Invitations to employees at conferences, foreign demonstrations at the expense of the company of the potential supplier.
Deliveries from one firm of products of a different profile and origin.
Implementation of production cooperation for a long time through a company that does not have its own equipment fleet.
Settlements with companies that have mass registration addresses and bank accounts in the bank details “lit up” with “cash-out” operations.
Settlements with firms that have employees (their relatives) among the founders or management bodies that make decisions on procurement, sales, pricing, and the selection of resources and suppliers.
High-quality diagnostics involves receiving and processing signals, as well as determining directions for a detailed analysis of the situation or investigation. Depending on the characteristics of the company, the basis may be a single pronounced signal or a set of signals associated with one employee or group of people.
Reporting accuracy
Financial workers and auditors (internal and external) spend a lot of effort to ensure the reliability of financial statements in the interests of investors, shareholders and creditors. However, real advocacy often requires a shift in emphasis. Reliability does not consist in the fact that the balance sheet and income statement agree with the primary documents, but in the fact that the primary documents reflect the essence of production activities and cost formation. To achieve this goal, you need a set of the following methods:
Control and minimization of unit costs (materials and energy) for production.
Drawing up the balance of metal or other basic raw materials based on the results of actual weighing or measurement.
Control in places of storage of the remains of commodity values and especially surpluses.
Cost accounting (work and materials) strictly for the objects of contract work and proper execution of forms KS-2, KS-3.
Marking of new expensive units and assemblies, transfer of spent aggregates to a special warehouse with subsequent disposal in the presence of a commission.
The use of a combination of these methods can prevent and significantly minimize losses from possible fraud schemes using uncontrolled write-offs of raw materials, materials, units and assemblies.
Contracting Procedures
Contracting procedures - an element of the system that has the maximum anti-fraud resource. It is known that cost-effectiveness is formed not at the time of signing payment documents and not even at the time of conclusion of contracts, but at the time of formulating technical solutions and sharing risks. You should not expect from lawyers an ideal workflow regulation that will solve the problem, because its root cause is in the decision-making process and the quality of their content.
Two successive stages of making a choice can be distinguished: 1) what to buy; 2) from whom to purchase.
At the first stage, it is fundamentally important to determine what really needs to be acquired on the basis of business efficiency considerations, and not what I would like to acquire on the basis of general considerations, personal preferences, aspirations for the most “cool” configuration and the creation of unreasonable reserves.
So, for repair work, the priority is to compile a defective statement. An objective document should contain the real types and volumes of work, the conditions for their implementation, the need for the use of equipment and a list of materials used. Based on the real “troubleshooting”, you can get the fair value of the work and a reasonable estimate.
For projects of modernization or implementation of technology, key will be consolidation of responsibility for the formation of project parameters and subsequent monitoring of their achievement. The parameters may include indicators of productivity, properties and qualities of the product, unit costs, operating costs, as well as the absence of unscheduled procurement and work.
The “appointment” of the perpetrators after the fact does not slow down, but, on the contrary, encourages fraud, therefore the definition of responsibility for the declared parameters of the project will be of a preventive nature. Even in the early stages of the discussion and development of technical solutions, managers and specialists should understand that each figure that determines the cost and effectiveness of the project will be approved “for signature” and monitored during implementation, and will also become a factor of personal responsibility and a line in the motivation program, and in some cases, it may be the subject of investigation.
The second stage - choosing a counterparty on an alternative basis - requires four conditions:
making an effective decision at the first stage; • 1)
the presence of a wide range of participants and the full scope of informing potential participants; • 2)
ensuring free (without discrimination) access to participation; • 3)
maintaining confidentiality of information about competing offers. • 4)
Significantly increases the effectiveness of the reputation of the company as an organization that purchases on a competitive basis and conducts tenders realistically.
Competitive procurement is inconceivable without operational monitoring of market prices. It avoids a significant excess of purchase prices over market average. However, in many cases, market prices already contain the cost of commercial bribery and do not guarantee the absence of a fraudulent component. Further reduction of this component and approaching the optimal price is possible in conditions of effective competition. For this, on real tenders in one place and at one point in time bring several independent suppliers.
conclusions
A review of the main fraudulent schemes and elements of the system for counteracting personnel abuse allows us to draw the following conclusion: the fight against fraud cannot be a temporary action or a set of answers to specific challenges. It should be warning, systemic and multidisciplinary.
A successful result can be expected in conditions when a healthy corporate culture strives for transparency and rejects fraud in any form. It is in it that the main problem and the main resource of the company are rooted.
Corporate culture is formed under the influence of the environment and changes extremely slowly under the influence of the highest level of management - the owner, shareholders or their representatives. The state and negative nature of the influence of the external environment are well known to us, but the influence of the owners is very individual.
Unfortunately, quite often (and in crisis enterprises - almost always) the owner of the company is not effective. It does not ensure the preservation and strengthening of the enterprise in the long term, but, on the contrary, seeks to “squeeze out” and get the maximum profit in the short term, operating the enterprise to complete depreciation. This kind of motivation is characteristic of owners who got a business by redistributing assets. Typically, at the lower levels of management, this type of economic motivation provokes the same processes of asset redistribution, but in a fraudulent way.
In some companies, owners are building their own business. They are characterized by motivation to create a sustainable and effective organization.
Another option is that several owners, whose composition is heterogeneous, are not always represented by a small group and are prone to changes, especially in the current situation.
In all three cases, the task of forming the environment and corporate culture, aimed at efficiency, transparency, integrity, can be performed by independent directors. As specialists, they treat business precisely as a business, and prioritize structure and efficiency.
As a result, the causes of personnel fraud are eliminated, the favorable environment for abuse is destroyed, and corporate services (financial, legal, internal audit and security) have the opportunity to effectively implement their function in the overall anti-fraud system.
Source: https://www.hrm.ru/moshennichestvo-perso ... tody-borby
Original message
Мошенничество персонала: основные схемы и методы борьбы
«Антикризисное» урезание компаниями затрат на персонал существенно сокращает доходы сотрудников, в то время как рост цен на товары и услуги только увеличивает потребность в деньгах. Субъективный фактор — желание работников сохранить качество жизни и уровень доходов — усиливается объективным — «тектоническими» сдвигами в системе товародвижения и ценообразования, что в итоге дает мощный импульс для роста корпоративного мошенничества. Рассмотрим, в чем оно проявляется и каковы способы предупреждения таких рисков, сквозь призму кризис-менеджмента.
Источник: «Экономические преступления», Автор: Сергей Елисеев, Дата публикации: 04.08.2009
«Антикризисное» урезание компаниями затрат на персонал существенно сокращает доходы сотрудников, в то время как рост цен на товары и услуги только увеличивает потребность в деньгах. Субъективный фактор — желание работников сохранить качество жизни и уровень доходов — усиливается объективным — «тектоническими» сдвигами в системе товародвижения и ценообразования, что в итоге дает мощный импульс для роста корпоративного мошенничества. Рассмотрим, в чем оно проявляется и каковы способы предупреждения таких рисков, сквозь призму кризис-менеджмента.
Основные мошеннические схемы
В работе кризис-менеджера antifraud-функция реализуется неизбежно. Для кризисных предприятий характерны ослабление защиты и рост потерь от корпоративного мошенничества. Накопленный опыт в сфере противодействия данному явлению позволяет выделить несколько наиболее распространенных способов злоупотреблений работников. Некоторые из них имеют отраслевую специфику, другие — практически универсальны.
Приписки и пересортица
Приписки и пересортица широко распространены в сфере поставки сырья и материалов, используемых в производстве. При приемке, например, металлолома, легирующих материалов или семян подсолнечника приписывается несуществующий объем, лучшее качество, большее содержание активного элемента, меньший засор и т. п. В случае взвешивания масса «добирается» землей, кусками железобетона, некондиционной фракцией и т. п. Известны случаи откровенного «беспредела»: после первого взвешивания машины даже не разгружались и ехали на второй круг. Поставщик оплачивает приписки приемщику или его руководителю, причем иногда прямо на месте. Схема работает в сочетании с ослабленным входным контролем и бесконтрольным списанием затрат на производство.
Аналогичная схема применяется и в отношении товарной продукции. Так, слитки дорогих металлов вывозятся под видом более дешевых. Полиграфическая продукция нормального качества «бракуется» и продается как некондиционная по сниженным ценам (как правило, одной и той же фирме), а потом реализуется на потребительском рынке по ценам, близким к рыночным.
Повторная закупка и списание
Махинации с ценными объектами, запчастями, оборудованием могут осуществляться по следующей схеме: закупка (реальная) >> списание (часть — реально, часть — фиктивно) >> закупка (фиктивная). В сговоре участвуют поставщик, лицо, осуществляющее прием и хранение деталей, и лицо, ответственное за их установку, использование и списание.
По схеме повторной закупки и списания хорошо «проходят» запасные части, узлы для транспорта и оборудования, арматура и оснастка.
Встречались и весьма неординарные случаи. Так, комиссия в составе четырех человек два дня проводила инвентаризацию деталей, узлов, материалов и конструкций по службе главного механика одного из производств. В результате оказалось, что шесть из восьми 20-тонных контейнеров заполнены уже «списанными» ценностями. В таких условиях повторная закупка труда не составит, особенно если на предприятии несколько производств.
Другой вариант той же схемы: основное оборудование списывается как металлолом, вывозится за границу и модернизируется, а затем ввозится под видом нового. «Заграница» в этой схеме — не обязательное звено — модернизация может происходить и внутри страны.
Неучтенное производство
Основа схемы — завышенные технологические нормы расхода сырья, материалов, энергоносителей и/или неучтенное сырье, которые дают на выходе не учтенную товарную продукцию.
Если на новых производствах, оснащенных импортным оборудованием, обоснованные нормы, как правило, отсутствуют, то производства, оставшиеся с советских времен, по-прежнему используют уже устаревшие нормы. В советский период каждый из «красных директоров» в министерствах и профильных институтах решал одну задачу — увеличение «научно»-обоснованных норм. Считалось, что завышенные нормы — это директорский запас, который покрывает потери, недостачи, разгильдяйство и обычные хищения.
Однако проблема не только в самих нормах. Важнее то, что процесс изменения, разработки и совершенствования этих норм отдан на откуп производственникам — кадрам, которые «выкованы» в те же советские времена.
Зачастую появление неучтенного сырья бывает следствием завышенных норм на предшествующих стадиях производства. Такие цепочки существуют в алкогольной промышленности (зерно — спирт — ликероводочные изделия), в мебельной (древесина — плита ДСП — мебельные детали).
Если неучтенная продукция образовалась, то ее реализация — уже дело техники. Вывоз осуществляется различными способами: через дыру в заборе, автомобилями со скрытыми полостями, по сговору с охраной, по подложным документам, по реальным документам с двойным вложением. Например, на работника предприятия оформляется реальная продажа продукции с вывозом на личном транспорте. Только в реальности вывоз осуществляется несколько раз. Если охрана не осматривает багажник, то «контрабанда» удалась, если же заглядывает туда, то предъявляются подлинники документов на «покупки на личные нужды».
«Откаты» и другие манипуляции с ценами
«Откатные» схемы как способ злоупотреблений работников могут использоваться в самых различных вариантах: покупки по завышенным ценам, предоставление низких цен по индивидуальным заказам, более высоких скидок. В любом случае фирма-контрагент получает дополнительную сумму денег, из которой платит сотруднику, осуществляющему корректировку цены. Аргументы прикрытия известны: важность клиента, срочность исполнения, надежность поставщика, отсутствие другого варианта и т. п.
Существует и другой вариант ценовых манипуляций: действующие цены скрываются, а покупателю предлагаются более высокие. Когда покупатель просит «решить вопрос за вознаграждение», ему предлагают цены из действующего прайс-листа. Такая, безобидная на первый взгляд, «игра» на деле влечет реальные потери для компании: искажение ценообразования и трудовой мотивации и, как следствие, снижение доходности продаж. Все эти схемы действуют при отсутствии работающих регламентов ценообразования и анализа конъюнктуры цен.
Некоторые разновидности манипуляций не зависят от эффективности ценообразования. Например, сотрудник фирмы-продавца оформляет продажу (отделочных материалов) обычному клиенту (собственнику квартиры) на клиента, который имеет более высокий уровень скидок (дизайнер), а разницу в ценах присваивает.
Есть вариант «обратного отката», который встречается при сложных и дорогих продажах. Денежные средства, предназначенные для коммерческого подкупа закупщика, делятся, и часть остается у продавца.
Махинации при осуществлении подрядных работ
При осуществлении подрядных работ способы злоупотреблений ограничиваются разве что фантазией и возможностями работников. Поскольку все способы сложно перечислить, рассмотрим пять основных.
Приписки в объемах. Наиболее распространены следующие варианты искажения данных в документах:
завышение метрических единиц в смете по отношению к объекту;
завышение площади скрытых работ по подготовке поверхности (выравнивание, штукатурка, шпатлевка, грунтовка, герметизация);
завышение объемов вывезенного грунта, отсыпки гравия и укладки асфальта при ремонте автомобильных и железных дорог;
списание более дорогих и использование более дешевых материалов.
Необоснованное применение повышающих коэффициентов. Надбавки могут начисляться за несуществующие неблагоприятные или стесненные условия труда, фиктивное использование грузоподъемных механизмов или лесов и т. п.
Удвоение затрат. Здесь возможны два варианта схемы:
1) удвоение затрат по расценкам: в смете одновременно применяются комплексные и единичные расценки на дублирующие работы;
2) удвоение затрат по материалам: фактически используемые материалы заказчика одновременно включаются в сметный расчет для оплаты подрядчику (это осуществимо, когда бухгалтерия не ведет списания затрат по объектам).
Повторяющийся ремонт объектов или оборудования. Один из таких «лакомых кусков» — ремонт подкрановых путей: комплексные расценки на один погонный метр высоки, в то время как фактические расходы на ремонт минимальны.
Регулярный капремонт основной технологической установки непрерывного производства. В советский период предприятия работали по принципу автономности и располагали всем необходимым для капремонтов установок непрерывного цикла. Теперь же капремонты делают только подрядчики.
На поверку практика оказывается другой: акты закрываются на подрядчиков, а работы выполняются персоналом предприятия и оплачиваются «в конвертах». Известен случай, когда новый генеральный директор отказался от услуг «незаменимых» подрядчиков. Капремонт технологической установки был выполнен в те же сроки, в большем объеме и с уменьшением затрат в 2,5 раза.
Встроенный бизнес
В общем виде «карманный» бизнес чаще всего организуют по М. Жванецкому: «кто что охраняет, тот то и имеет…».
Коммерческий директор «пристраивает» продающую фирму, директор по снабжению — фирму-поставщика, директор по производству — поставщика или использует схему промышленной кооперации, директор по персоналу — учебный центр или рекрутинговое агентство. Реже встречается бизнес, «пристроенный» от финансового директора, хотя в одном случае попалась фирма, занимающаяся «обналичкой».
Есть и примеры высокого мастерства «встраивания» внутри группы компаний. Так, металл, украденный в одном подразделении предприятия, скупался за территорией и служил сырьем для производства полуфабриката, который приобретался другим подразделением.
Манипуляции в тендерах
Бытует мнение, что все тендеры «заряжены», т. е. победители заранее известны. Если запрограммированный победитель — реальная фирма, то все участники схемы получают свою часть коммерческого подкупа. Если победитель — «своя» фирма, то контракт перепродается одному из реальных производителей вместе с фирмой или как субподряд. Остальные действия направлены на создание видимости проведения тендера.
Если избежать проведения тендера под предлогом бесполезности, отсутствия реальных альтернатив и срочности, которая зачастую создается искусственно, не удается, то в ход идут другие методы.
Снижение реальной конкуренции независимых участников. Достигается путем ограничения информации о проведении тендеров и об особенностях сложных проектов, а также за счет создания формальных критериев и одновременно препонов для своевременной регистрации и предварительного отбора.
Ограничение возможности победы независимых участников. С этой целью реализуются следующие приемы:
участие ряда «своих» фирм;
занижение цены ради победы в тендере с последующим ее пересмотром цены по причине индексации, изменения спецификации, дополнительных и непредвиденных работ;
подгонка технического задания и условий под конкретное предложение;
определение технических параметров под конкретного производителя;
установление завышенных требований и последующая приемка более низких параметров.
Манипуляции с техническими параметрами занимают особое место в рейтинге мошеннических приемов. По оценке специалиста известной фирмы — продавца технологического и энергетического оборудования, подкуп специалистов, отвечающих за определение технических параметров, обеспечивающих победу на крупных тендерах, имеет место практически во всех случаях.
А вот другая история из практики. Две компании были заинтересованы в поставке своих красок производителю упаковочного материала. Одна из них уже осуществляла поставки в течение некоторого времени, другая намеревалась перехватить клиента, предложив лучшие условия, которые понравились высшим менеджерам.
Однако неоднократно проведенные опытные испытания не давали положительных результатов. В процессе испытаний на красках нового конкурента установка постоянно «выпадала» из технологического режима, а параметры температуры, скорости, натяжения и расхода красителя все время оказывались разбалансированными. При этом на красках традиционного поставщика все шло хорошо. Таким образом, очевидно более привлекательное предложение было заблокировано на уровне рабочего персонала, эксплуатирующего установку.
Тактика борьбы
Поскольку многие злоупотребления персонала носят ситуативный характер, а «благоприятных» ситуаций может быть достаточно много, подчеркнем, что приведенный перечень вариантов мошенничества — далеко не полный и подчеркивает лишь разнообразие практики. В ситуациях, когда решающую роль играет человеческий фактор, можно с уверенностью утверждать, что нет такой инструкции, которая не может быть обойдена или приспособлена под нужды мошенников. Тем более если они сами участвуют в ее создании. Не дают настоящего эффекта и уникальные, суперэффективные регламенты.
Очевидно, что успешно справиться с мошенничеством только оперативными методами службы безопасности и проверками службы внутреннего аудита невозможно. В то же время продолжать процесс борьбы необходимо. Попытки представить, просчитать, предусмотреть все и создать ответные контрмеры по каждой схеме тоже не дают решения. Так в чем же оно?
Решение здесь простое — создание системы, предотвращающей риски, опережающей события и направленной против источников мошенничества. Непрозрачность и неэффективность рабочих процессов — вот основные причины корпоративного мошенничества, которые надо устранять.
Кроме того, система противодействия мошенничеству должна иметь «корни» на высшем уровне руководства и согласованно задействовать несколько элементов, на рассмотрении которых остановимся подробнее.
Оперативный мониторинг и расследования
Большую часть работы по противодействию внутренним преступлениям в компаниях выполняют службы экономической (или корпоративной) безопасности. Эти службы, как правило, малочисленны и состоят из бывших сотрудников правоохранительных органов. Работая в правоохранительной системе, они были вооружены (в прямом и переносном смысле слова): оружие, полномочия и ресурс принуждения, экспертиза, доступ к информации о гражданах и возможности расследования в любых других организациях. Переход в корпоративные службы безопасности лишил их части ресурсов, некоторые привычные методы стали недоступными, существенно изменились и цели работы.
Малочисленность, снижение эффективности и сила мелочей, которых много, приводят к тому, что службы экономической безопасности не могут обнаружить и расследовать все случаи и большинство фактов мошенничества выявляется случайно.
Тем не менее расследование каждого серьезного случая независимо от результатов имеет большое значение, поскольку демонстрирует персоналу, что компания занимается противодействием мошенничеству и бесконтрольности не будет.
Диагностика слабых сигналов
Выявление и оценка косвенных признаков мошеннических действий играет важную роль в условиях, когда ресурсы мониторинга и расследований ограничены. Особого внимания заслуживают следующие сигналы:
Договоры, не содержащие конкретных условий сделки, и большое количество дополнительных соглашений к ним.
Необычно «красивое» обоснование проекта или необычно быстрое согласование договоров в отличие от обычного порядка.
Различные формы стимулирования, лоббирования решения (проекта) под предлогами большой срочности, уникальности или отсутствия альтернатив.
Чрезвычайно лояльные контрагенты, выполняющие работы длительное время «без денег», «в долг», или, напротив, контрагенты, получающие льготные условия по сравнению с другими.
Регулярные внеурочные работы, осуществляемые в отсутствие контролирующего персонала без очевидных результатов по увеличению объемов.
Регулярные поломки контрольно-измерительного оборудования. Использование нормативных весов вместо реального взвешивания (там, где это возможно).
Повторяющиеся аварийно-ремонтные работы на одном объекте.
Рост удельных затрат (особенно энергоресурсов) на производство продукции или снижение удельных доходов.
Неучтенные маневровые работы железнодорожного транспорта.
Повторяющиеся покупки продукции, которая не используется в хозяйстве.
Попытки перевести контакты с клиентом на частный телефон или e-mail.
Отсутствие реакции (увольнение, перевод) в отношении менеджера по продажам, имеющего длительное время крайне низкие показатели продаж.
Назначение явно несамостоятельного работника на руководящий пост с наделением его правом распоряжаться ресурсами и определять условия договоров.
Несоответствие расходов сотрудников их официальным доходам.
Приглашения сотрудников на конференции, зарубежные демонстрации за счет фирмы потенциального поставщика.
Поставки от одной фирмы продукции разного профиля и происхождения.
Осуществление в течение долгого времени производственной кооперации через компанию, которая не имеет собственного парка оборудования.
Расчеты с фирмами, имеющими в реквизитах адреса массовой регистрации и счета в банках, «засвеченных» операциями по «обналичке».
Расчеты с фирмами, имеющими среди учредителей или в органах управления сотрудников (их родственников), принимающих решения по закупкам, продажам, ценообразованию, выбору ресурсов и поставщиков.
Качественная диагностика предполагает получение и обработку сигналов, а также определение направлений для детального анализа ситуации или расследования. В зависимости от особенностей деятельности компании, основанием может послужить единичный ярко-выраженный сигнал или совокупность сигналов, связанных с одним сотрудником или группой лиц.
Обеспечение достоверности отчетности
Финансовые работники и аудиторы (внутренние и внешние) затрачивают много усилий, чтобы в интересах инвесторов, акционеров и кредиторов обеспечить достоверность финансовой отчетности. Однако для реальной защиты интересов часто требуется смещение акцентов. Достоверность состоит не в том, что баланс и отчет о прибыли сходятся с первичными документами, а в том, что первичные документы отражают существо производственной деятельности и формирования затрат. Для реализации этой цели потребуется набор следующих методов:
Контроль и минимизация удельных затрат (материалов и энергоресурсов) на производство продукции.
Составление баланса металла или другого основного сырья на основании результатов реального взвешивания или измерения.
Контроль в местах хранения остатков товарных ценностей и особенно излишков.
Учет затрат (работ и материалов) строго по объектам осуществления подрядных работ и надлежащее оформление форм КС-2, КС-3.
Нанесение клейм на новые дорогостоящие узлы и агрегаты, передача отработанных агрегатов на специальный склад c последующей утилизацией в присутствии комиссии.
Применение совокупности данных методов позволяет предотвратить и существенно минимизировать потери от возможных схем мошенничества, использующих бесконтрольное списание сырья, материалов, узлов и агрегатов.
Процедуры контрактации
Процедуры контрактации — элемент системы, имеющий максимальный антимошеннический ресурс. Известно, что эффективность затрат формируется не в момент подписания платежных документов и даже не в момент заключения договоров, а в момент формулирования технических решений и распределения рисков. Не стоит ждать от юристов идеального регламента документооборота, который решит проблему, ведь ее первопричина — в процессе принятия решений и качестве их содержания.
Можно выделить два последовательных этапа осуществления выбора: 1) что закупать; 2) у кого закупать.
На первом этапе принципиально важным является определение того, что действительно нужно приобрести исходя из соображений эффективности бизнеса, а не то, что хотелось бы приобрести, исходя из общих рассуждений, личных предпочтений, стремлений к самой «крутой» комплектации и созданию необоснованных запасов.
Так, для ремонтно-восстановительных работ первоочередной задачей является составление дефектной ведомости. Объективный документ должен содержать реальные виды и объемы работ, условия их осуществления, необходимость применения техники и перечень используемых материалов. На основании реальной «дефектовки» можно получить справедливую стоимость работ и обоснованный сметный расчет.
Для проектов модернизации или внедрения технологии ключевыми будут закрепление ответственности за формирование параметров проекта и последующий мониторинг их достижения. В число параметров могут входить показатели производительности, свойств и качеств продукта, удельных затрат, эксплуатационных расходов, а также отсутствие внеплановых закупок и работ.
«Назначение» виновных постфактум не тормозит, а напротив, подстегивает мошенничество, потому определение ответственности за декларируемые параметры проекта будет носить превентивный характер. Еще на ранних стадиях обсуждения и выработки технических решений руководители и специалисты должны понимать, что каждая цифра, определяющая стоимость и эффективность проекта, будет утверждена «под роспись» и проконтролирована в процессе реализации, а также станет фактором личной ответственности и строкой в программе мотивации, а в отдельных случаях может оказаться и предметом расследования.
Второй этап — выбор контрагента на альтернативной основе — требует соблюдения четырех условий:
принятие эффективного решения на первом этапе;•1)
наличие широкого круга участников и полный объем информирования потенциальных участников;•2)
обеспечение свободного (без дискриминации) доступа к участию;•3)
сохранение конфиденциальности информации о конкурирующих предложениях.•4)
Значительно повышает эффективность репутация компании как организации, осуществляющей закупки на конкурентной основе и проводящей тендеры реально.
Закупки на конкурентной основе немыслимы без оперативного мониторинга конъюнктуры рыночных цен. Он позволяет избежать существенного превышения закупочных цен над среднерыночными. Однако во многих случаях рыночные цены уже содержат стоимость коммерческого подкупа и не гарантируют отсутствия мошеннической составляющей. Дальнейшее снижение этой составляющей и приближение к оптимальной цене возможно в условиях эффективной конкуренции. Для этого на реальных тендерах в одном месте и в один момент времени сводят несколько независимых поставщиков.
Выводы
Обзор основных мошеннических схем и элементов системы противодействия злоупотреблениям персонала позволяет сделать следующий вывод: борьба с мошенничеством не может быть временной акцией или набором ответов на конкретные вызовы. Она должна носить предупреждающий, системный и междисциплинарный характер.
Успешный результат можно ожидать в условиях, когда здоровая корпоративная культура стремится к прозрачности и отторгает мошенничество в любых формах. Именно в ней коренится главная проблема и основной ресурс компании.
Корпоративная культура формируется под воздействием окружающей среды и изменяется крайне медленно под влиянием высшего уровня управления — собственника, акционеров или их представителей. Состояние и негативный характер влияния внешней среды нам хорошо известны, а вот влияние собственников весьма индивидуально.
К сожалению, довольно часто (а у кризисных предприятий — почти всегда) собственник компании не является эффективным. Он не обеспечивает сохранение и укрепление предприятия в долгосрочной перспективе, а, напротив, стремится «отжать», получить максимум прибыли в краткосрочном периоде, эксплуатируя предприятие до полного износа. Такого рода мотивация свойственна собственникам, получившим бизнес путем перераспределения активов. Что характерно, на нижних уровнях менеджмента такой тип экономической мотивации провоцирует те же процессы перераспределения активов, но уже мошенническим путем.
В некоторых компаниях собственники занимаются строительством своего бизнеса. Для них характерна мотивация создания устойчивой и эффективной организации.
Еще один вариант — несколько собственников, состав которых неоднороден, не всегда представлен малой группой и склонен к изменениям, особенно в текущей ситуации.
Во всех трех случаях задачу формирования окружения и корпоративной культуры, нацеленных на эффективность, прозрачность, добропорядочность, могут выполнить независимые директора. Будучи специалистами, они относятся к бизнесу именно как к бизнесу, относя к приоритетам структуру и эффективность.
В результате устраняются причины мошенничества персонала, разрушается благоприятная среда для злоупотреблений, и у корпоративных служб (финансовой, юридической, внутреннего аудита и безопасности) появляется возможность эффективно реализовать свою функцию в общей системе противодействия мошенничеству.
Источник: https://www.hrm.ru/moshennichestvo-perso ... tody-borby
«Антикризисное» урезание компаниями затрат на персонал существенно сокращает доходы сотрудников, в то время как рост цен на товары и услуги только увеличивает потребность в деньгах. Субъективный фактор — желание работников сохранить качество жизни и уровень доходов — усиливается объективным — «тектоническими» сдвигами в системе товародвижения и ценообразования, что в итоге дает мощный импульс для роста корпоративного мошенничества. Рассмотрим, в чем оно проявляется и каковы способы предупреждения таких рисков, сквозь призму кризис-менеджмента.
Источник: «Экономические преступления», Автор: Сергей Елисеев, Дата публикации: 04.08.2009
«Антикризисное» урезание компаниями затрат на персонал существенно сокращает доходы сотрудников, в то время как рост цен на товары и услуги только увеличивает потребность в деньгах. Субъективный фактор — желание работников сохранить качество жизни и уровень доходов — усиливается объективным — «тектоническими» сдвигами в системе товародвижения и ценообразования, что в итоге дает мощный импульс для роста корпоративного мошенничества. Рассмотрим, в чем оно проявляется и каковы способы предупреждения таких рисков, сквозь призму кризис-менеджмента.
Основные мошеннические схемы
В работе кризис-менеджера antifraud-функция реализуется неизбежно. Для кризисных предприятий характерны ослабление защиты и рост потерь от корпоративного мошенничества. Накопленный опыт в сфере противодействия данному явлению позволяет выделить несколько наиболее распространенных способов злоупотреблений работников. Некоторые из них имеют отраслевую специфику, другие — практически универсальны.
Приписки и пересортица
Приписки и пересортица широко распространены в сфере поставки сырья и материалов, используемых в производстве. При приемке, например, металлолома, легирующих материалов или семян подсолнечника приписывается несуществующий объем, лучшее качество, большее содержание активного элемента, меньший засор и т. п. В случае взвешивания масса «добирается» землей, кусками железобетона, некондиционной фракцией и т. п. Известны случаи откровенного «беспредела»: после первого взвешивания машины даже не разгружались и ехали на второй круг. Поставщик оплачивает приписки приемщику или его руководителю, причем иногда прямо на месте. Схема работает в сочетании с ослабленным входным контролем и бесконтрольным списанием затрат на производство.
Аналогичная схема применяется и в отношении товарной продукции. Так, слитки дорогих металлов вывозятся под видом более дешевых. Полиграфическая продукция нормального качества «бракуется» и продается как некондиционная по сниженным ценам (как правило, одной и той же фирме), а потом реализуется на потребительском рынке по ценам, близким к рыночным.
Повторная закупка и списание
Махинации с ценными объектами, запчастями, оборудованием могут осуществляться по следующей схеме: закупка (реальная) >> списание (часть — реально, часть — фиктивно) >> закупка (фиктивная). В сговоре участвуют поставщик, лицо, осуществляющее прием и хранение деталей, и лицо, ответственное за их установку, использование и списание.
По схеме повторной закупки и списания хорошо «проходят» запасные части, узлы для транспорта и оборудования, арматура и оснастка.
Встречались и весьма неординарные случаи. Так, комиссия в составе четырех человек два дня проводила инвентаризацию деталей, узлов, материалов и конструкций по службе главного механика одного из производств. В результате оказалось, что шесть из восьми 20-тонных контейнеров заполнены уже «списанными» ценностями. В таких условиях повторная закупка труда не составит, особенно если на предприятии несколько производств.
Другой вариант той же схемы: основное оборудование списывается как металлолом, вывозится за границу и модернизируется, а затем ввозится под видом нового. «Заграница» в этой схеме — не обязательное звено — модернизация может происходить и внутри страны.
Неучтенное производство
Основа схемы — завышенные технологические нормы расхода сырья, материалов, энергоносителей и/или неучтенное сырье, которые дают на выходе не учтенную товарную продукцию.
Если на новых производствах, оснащенных импортным оборудованием, обоснованные нормы, как правило, отсутствуют, то производства, оставшиеся с советских времен, по-прежнему используют уже устаревшие нормы. В советский период каждый из «красных директоров» в министерствах и профильных институтах решал одну задачу — увеличение «научно»-обоснованных норм. Считалось, что завышенные нормы — это директорский запас, который покрывает потери, недостачи, разгильдяйство и обычные хищения.
Однако проблема не только в самих нормах. Важнее то, что процесс изменения, разработки и совершенствования этих норм отдан на откуп производственникам — кадрам, которые «выкованы» в те же советские времена.
Зачастую появление неучтенного сырья бывает следствием завышенных норм на предшествующих стадиях производства. Такие цепочки существуют в алкогольной промышленности (зерно — спирт — ликероводочные изделия), в мебельной (древесина — плита ДСП — мебельные детали).
Если неучтенная продукция образовалась, то ее реализация — уже дело техники. Вывоз осуществляется различными способами: через дыру в заборе, автомобилями со скрытыми полостями, по сговору с охраной, по подложным документам, по реальным документам с двойным вложением. Например, на работника предприятия оформляется реальная продажа продукции с вывозом на личном транспорте. Только в реальности вывоз осуществляется несколько раз. Если охрана не осматривает багажник, то «контрабанда» удалась, если же заглядывает туда, то предъявляются подлинники документов на «покупки на личные нужды».
«Откаты» и другие манипуляции с ценами
«Откатные» схемы как способ злоупотреблений работников могут использоваться в самых различных вариантах: покупки по завышенным ценам, предоставление низких цен по индивидуальным заказам, более высоких скидок. В любом случае фирма-контрагент получает дополнительную сумму денег, из которой платит сотруднику, осуществляющему корректировку цены. Аргументы прикрытия известны: важность клиента, срочность исполнения, надежность поставщика, отсутствие другого варианта и т. п.
Существует и другой вариант ценовых манипуляций: действующие цены скрываются, а покупателю предлагаются более высокие. Когда покупатель просит «решить вопрос за вознаграждение», ему предлагают цены из действующего прайс-листа. Такая, безобидная на первый взгляд, «игра» на деле влечет реальные потери для компании: искажение ценообразования и трудовой мотивации и, как следствие, снижение доходности продаж. Все эти схемы действуют при отсутствии работающих регламентов ценообразования и анализа конъюнктуры цен.
Некоторые разновидности манипуляций не зависят от эффективности ценообразования. Например, сотрудник фирмы-продавца оформляет продажу (отделочных материалов) обычному клиенту (собственнику квартиры) на клиента, который имеет более высокий уровень скидок (дизайнер), а разницу в ценах присваивает.
Есть вариант «обратного отката», который встречается при сложных и дорогих продажах. Денежные средства, предназначенные для коммерческого подкупа закупщика, делятся, и часть остается у продавца.
Махинации при осуществлении подрядных работ
При осуществлении подрядных работ способы злоупотреблений ограничиваются разве что фантазией и возможностями работников. Поскольку все способы сложно перечислить, рассмотрим пять основных.
Приписки в объемах. Наиболее распространены следующие варианты искажения данных в документах:
завышение метрических единиц в смете по отношению к объекту;
завышение площади скрытых работ по подготовке поверхности (выравнивание, штукатурка, шпатлевка, грунтовка, герметизация);
завышение объемов вывезенного грунта, отсыпки гравия и укладки асфальта при ремонте автомобильных и железных дорог;
списание более дорогих и использование более дешевых материалов.
Необоснованное применение повышающих коэффициентов. Надбавки могут начисляться за несуществующие неблагоприятные или стесненные условия труда, фиктивное использование грузоподъемных механизмов или лесов и т. п.
Удвоение затрат. Здесь возможны два варианта схемы:
1) удвоение затрат по расценкам: в смете одновременно применяются комплексные и единичные расценки на дублирующие работы;
2) удвоение затрат по материалам: фактически используемые материалы заказчика одновременно включаются в сметный расчет для оплаты подрядчику (это осуществимо, когда бухгалтерия не ведет списания затрат по объектам).
Повторяющийся ремонт объектов или оборудования. Один из таких «лакомых кусков» — ремонт подкрановых путей: комплексные расценки на один погонный метр высоки, в то время как фактические расходы на ремонт минимальны.
Регулярный капремонт основной технологической установки непрерывного производства. В советский период предприятия работали по принципу автономности и располагали всем необходимым для капремонтов установок непрерывного цикла. Теперь же капремонты делают только подрядчики.
На поверку практика оказывается другой: акты закрываются на подрядчиков, а работы выполняются персоналом предприятия и оплачиваются «в конвертах». Известен случай, когда новый генеральный директор отказался от услуг «незаменимых» подрядчиков. Капремонт технологической установки был выполнен в те же сроки, в большем объеме и с уменьшением затрат в 2,5 раза.
Встроенный бизнес
В общем виде «карманный» бизнес чаще всего организуют по М. Жванецкому: «кто что охраняет, тот то и имеет…».
Коммерческий директор «пристраивает» продающую фирму, директор по снабжению — фирму-поставщика, директор по производству — поставщика или использует схему промышленной кооперации, директор по персоналу — учебный центр или рекрутинговое агентство. Реже встречается бизнес, «пристроенный» от финансового директора, хотя в одном случае попалась фирма, занимающаяся «обналичкой».
Есть и примеры высокого мастерства «встраивания» внутри группы компаний. Так, металл, украденный в одном подразделении предприятия, скупался за территорией и служил сырьем для производства полуфабриката, который приобретался другим подразделением.
Манипуляции в тендерах
Бытует мнение, что все тендеры «заряжены», т. е. победители заранее известны. Если запрограммированный победитель — реальная фирма, то все участники схемы получают свою часть коммерческого подкупа. Если победитель — «своя» фирма, то контракт перепродается одному из реальных производителей вместе с фирмой или как субподряд. Остальные действия направлены на создание видимости проведения тендера.
Если избежать проведения тендера под предлогом бесполезности, отсутствия реальных альтернатив и срочности, которая зачастую создается искусственно, не удается, то в ход идут другие методы.
Снижение реальной конкуренции независимых участников. Достигается путем ограничения информации о проведении тендеров и об особенностях сложных проектов, а также за счет создания формальных критериев и одновременно препонов для своевременной регистрации и предварительного отбора.
Ограничение возможности победы независимых участников. С этой целью реализуются следующие приемы:
участие ряда «своих» фирм;
занижение цены ради победы в тендере с последующим ее пересмотром цены по причине индексации, изменения спецификации, дополнительных и непредвиденных работ;
подгонка технического задания и условий под конкретное предложение;
определение технических параметров под конкретного производителя;
установление завышенных требований и последующая приемка более низких параметров.
Манипуляции с техническими параметрами занимают особое место в рейтинге мошеннических приемов. По оценке специалиста известной фирмы — продавца технологического и энергетического оборудования, подкуп специалистов, отвечающих за определение технических параметров, обеспечивающих победу на крупных тендерах, имеет место практически во всех случаях.
А вот другая история из практики. Две компании были заинтересованы в поставке своих красок производителю упаковочного материала. Одна из них уже осуществляла поставки в течение некоторого времени, другая намеревалась перехватить клиента, предложив лучшие условия, которые понравились высшим менеджерам.
Однако неоднократно проведенные опытные испытания не давали положительных результатов. В процессе испытаний на красках нового конкурента установка постоянно «выпадала» из технологического режима, а параметры температуры, скорости, натяжения и расхода красителя все время оказывались разбалансированными. При этом на красках традиционного поставщика все шло хорошо. Таким образом, очевидно более привлекательное предложение было заблокировано на уровне рабочего персонала, эксплуатирующего установку.
Тактика борьбы
Поскольку многие злоупотребления персонала носят ситуативный характер, а «благоприятных» ситуаций может быть достаточно много, подчеркнем, что приведенный перечень вариантов мошенничества — далеко не полный и подчеркивает лишь разнообразие практики. В ситуациях, когда решающую роль играет человеческий фактор, можно с уверенностью утверждать, что нет такой инструкции, которая не может быть обойдена или приспособлена под нужды мошенников. Тем более если они сами участвуют в ее создании. Не дают настоящего эффекта и уникальные, суперэффективные регламенты.
Очевидно, что успешно справиться с мошенничеством только оперативными методами службы безопасности и проверками службы внутреннего аудита невозможно. В то же время продолжать процесс борьбы необходимо. Попытки представить, просчитать, предусмотреть все и создать ответные контрмеры по каждой схеме тоже не дают решения. Так в чем же оно?
Решение здесь простое — создание системы, предотвращающей риски, опережающей события и направленной против источников мошенничества. Непрозрачность и неэффективность рабочих процессов — вот основные причины корпоративного мошенничества, которые надо устранять.
Кроме того, система противодействия мошенничеству должна иметь «корни» на высшем уровне руководства и согласованно задействовать несколько элементов, на рассмотрении которых остановимся подробнее.
Оперативный мониторинг и расследования
Большую часть работы по противодействию внутренним преступлениям в компаниях выполняют службы экономической (или корпоративной) безопасности. Эти службы, как правило, малочисленны и состоят из бывших сотрудников правоохранительных органов. Работая в правоохранительной системе, они были вооружены (в прямом и переносном смысле слова): оружие, полномочия и ресурс принуждения, экспертиза, доступ к информации о гражданах и возможности расследования в любых других организациях. Переход в корпоративные службы безопасности лишил их части ресурсов, некоторые привычные методы стали недоступными, существенно изменились и цели работы.
Малочисленность, снижение эффективности и сила мелочей, которых много, приводят к тому, что службы экономической безопасности не могут обнаружить и расследовать все случаи и большинство фактов мошенничества выявляется случайно.
Тем не менее расследование каждого серьезного случая независимо от результатов имеет большое значение, поскольку демонстрирует персоналу, что компания занимается противодействием мошенничеству и бесконтрольности не будет.
Диагностика слабых сигналов
Выявление и оценка косвенных признаков мошеннических действий играет важную роль в условиях, когда ресурсы мониторинга и расследований ограничены. Особого внимания заслуживают следующие сигналы:
Договоры, не содержащие конкретных условий сделки, и большое количество дополнительных соглашений к ним.
Необычно «красивое» обоснование проекта или необычно быстрое согласование договоров в отличие от обычного порядка.
Различные формы стимулирования, лоббирования решения (проекта) под предлогами большой срочности, уникальности или отсутствия альтернатив.
Чрезвычайно лояльные контрагенты, выполняющие работы длительное время «без денег», «в долг», или, напротив, контрагенты, получающие льготные условия по сравнению с другими.
Регулярные внеурочные работы, осуществляемые в отсутствие контролирующего персонала без очевидных результатов по увеличению объемов.
Регулярные поломки контрольно-измерительного оборудования. Использование нормативных весов вместо реального взвешивания (там, где это возможно).
Повторяющиеся аварийно-ремонтные работы на одном объекте.
Рост удельных затрат (особенно энергоресурсов) на производство продукции или снижение удельных доходов.
Неучтенные маневровые работы железнодорожного транспорта.
Повторяющиеся покупки продукции, которая не используется в хозяйстве.
Попытки перевести контакты с клиентом на частный телефон или e-mail.
Отсутствие реакции (увольнение, перевод) в отношении менеджера по продажам, имеющего длительное время крайне низкие показатели продаж.
Назначение явно несамостоятельного работника на руководящий пост с наделением его правом распоряжаться ресурсами и определять условия договоров.
Несоответствие расходов сотрудников их официальным доходам.
Приглашения сотрудников на конференции, зарубежные демонстрации за счет фирмы потенциального поставщика.
Поставки от одной фирмы продукции разного профиля и происхождения.
Осуществление в течение долгого времени производственной кооперации через компанию, которая не имеет собственного парка оборудования.
Расчеты с фирмами, имеющими в реквизитах адреса массовой регистрации и счета в банках, «засвеченных» операциями по «обналичке».
Расчеты с фирмами, имеющими среди учредителей или в органах управления сотрудников (их родственников), принимающих решения по закупкам, продажам, ценообразованию, выбору ресурсов и поставщиков.
Качественная диагностика предполагает получение и обработку сигналов, а также определение направлений для детального анализа ситуации или расследования. В зависимости от особенностей деятельности компании, основанием может послужить единичный ярко-выраженный сигнал или совокупность сигналов, связанных с одним сотрудником или группой лиц.
Обеспечение достоверности отчетности
Финансовые работники и аудиторы (внутренние и внешние) затрачивают много усилий, чтобы в интересах инвесторов, акционеров и кредиторов обеспечить достоверность финансовой отчетности. Однако для реальной защиты интересов часто требуется смещение акцентов. Достоверность состоит не в том, что баланс и отчет о прибыли сходятся с первичными документами, а в том, что первичные документы отражают существо производственной деятельности и формирования затрат. Для реализации этой цели потребуется набор следующих методов:
Контроль и минимизация удельных затрат (материалов и энергоресурсов) на производство продукции.
Составление баланса металла или другого основного сырья на основании результатов реального взвешивания или измерения.
Контроль в местах хранения остатков товарных ценностей и особенно излишков.
Учет затрат (работ и материалов) строго по объектам осуществления подрядных работ и надлежащее оформление форм КС-2, КС-3.
Нанесение клейм на новые дорогостоящие узлы и агрегаты, передача отработанных агрегатов на специальный склад c последующей утилизацией в присутствии комиссии.
Применение совокупности данных методов позволяет предотвратить и существенно минимизировать потери от возможных схем мошенничества, использующих бесконтрольное списание сырья, материалов, узлов и агрегатов.
Процедуры контрактации
Процедуры контрактации — элемент системы, имеющий максимальный антимошеннический ресурс. Известно, что эффективность затрат формируется не в момент подписания платежных документов и даже не в момент заключения договоров, а в момент формулирования технических решений и распределения рисков. Не стоит ждать от юристов идеального регламента документооборота, который решит проблему, ведь ее первопричина — в процессе принятия решений и качестве их содержания.
Можно выделить два последовательных этапа осуществления выбора: 1) что закупать; 2) у кого закупать.
На первом этапе принципиально важным является определение того, что действительно нужно приобрести исходя из соображений эффективности бизнеса, а не то, что хотелось бы приобрести, исходя из общих рассуждений, личных предпочтений, стремлений к самой «крутой» комплектации и созданию необоснованных запасов.
Так, для ремонтно-восстановительных работ первоочередной задачей является составление дефектной ведомости. Объективный документ должен содержать реальные виды и объемы работ, условия их осуществления, необходимость применения техники и перечень используемых материалов. На основании реальной «дефектовки» можно получить справедливую стоимость работ и обоснованный сметный расчет.
Для проектов модернизации или внедрения технологии ключевыми будут закрепление ответственности за формирование параметров проекта и последующий мониторинг их достижения. В число параметров могут входить показатели производительности, свойств и качеств продукта, удельных затрат, эксплуатационных расходов, а также отсутствие внеплановых закупок и работ.
«Назначение» виновных постфактум не тормозит, а напротив, подстегивает мошенничество, потому определение ответственности за декларируемые параметры проекта будет носить превентивный характер. Еще на ранних стадиях обсуждения и выработки технических решений руководители и специалисты должны понимать, что каждая цифра, определяющая стоимость и эффективность проекта, будет утверждена «под роспись» и проконтролирована в процессе реализации, а также станет фактором личной ответственности и строкой в программе мотивации, а в отдельных случаях может оказаться и предметом расследования.
Второй этап — выбор контрагента на альтернативной основе — требует соблюдения четырех условий:
принятие эффективного решения на первом этапе;•1)
наличие широкого круга участников и полный объем информирования потенциальных участников;•2)
обеспечение свободного (без дискриминации) доступа к участию;•3)
сохранение конфиденциальности информации о конкурирующих предложениях.•4)
Значительно повышает эффективность репутация компании как организации, осуществляющей закупки на конкурентной основе и проводящей тендеры реально.
Закупки на конкурентной основе немыслимы без оперативного мониторинга конъюнктуры рыночных цен. Он позволяет избежать существенного превышения закупочных цен над среднерыночными. Однако во многих случаях рыночные цены уже содержат стоимость коммерческого подкупа и не гарантируют отсутствия мошеннической составляющей. Дальнейшее снижение этой составляющей и приближение к оптимальной цене возможно в условиях эффективной конкуренции. Для этого на реальных тендерах в одном месте и в один момент времени сводят несколько независимых поставщиков.
Выводы
Обзор основных мошеннических схем и элементов системы противодействия злоупотреблениям персонала позволяет сделать следующий вывод: борьба с мошенничеством не может быть временной акцией или набором ответов на конкретные вызовы. Она должна носить предупреждающий, системный и междисциплинарный характер.
Успешный результат можно ожидать в условиях, когда здоровая корпоративная культура стремится к прозрачности и отторгает мошенничество в любых формах. Именно в ней коренится главная проблема и основной ресурс компании.
Корпоративная культура формируется под воздействием окружающей среды и изменяется крайне медленно под влиянием высшего уровня управления — собственника, акционеров или их представителей. Состояние и негативный характер влияния внешней среды нам хорошо известны, а вот влияние собственников весьма индивидуально.
К сожалению, довольно часто (а у кризисных предприятий — почти всегда) собственник компании не является эффективным. Он не обеспечивает сохранение и укрепление предприятия в долгосрочной перспективе, а, напротив, стремится «отжать», получить максимум прибыли в краткосрочном периоде, эксплуатируя предприятие до полного износа. Такого рода мотивация свойственна собственникам, получившим бизнес путем перераспределения активов. Что характерно, на нижних уровнях менеджмента такой тип экономической мотивации провоцирует те же процессы перераспределения активов, но уже мошенническим путем.
В некоторых компаниях собственники занимаются строительством своего бизнеса. Для них характерна мотивация создания устойчивой и эффективной организации.
Еще один вариант — несколько собственников, состав которых неоднороден, не всегда представлен малой группой и склонен к изменениям, особенно в текущей ситуации.
Во всех трех случаях задачу формирования окружения и корпоративной культуры, нацеленных на эффективность, прозрачность, добропорядочность, могут выполнить независимые директора. Будучи специалистами, они относятся к бизнесу именно как к бизнесу, относя к приоритетам структуру и эффективность.
В результате устраняются причины мошенничества персонала, разрушается благоприятная среда для злоупотреблений, и у корпоративных служб (финансовой, юридической, внутреннего аудита и безопасности) появляется возможность эффективно реализовать свою функцию в общей системе противодействия мошенничеству.
Источник: https://www.hrm.ru/moshennichestvo-perso ... tody-borby
