К ВАМ ЕДЕТ ДЕТЕКТИВ. КАК УБЕРЕЧЬ КОМПАНИЮ ОТ ДЕТЕКТИВНОГО АУДИТА?
Беспорядок на столе секретаря или менеджера по продажам может обойтись для компании потерей выгодного контракта. Как организовать работу, чтобы избежать нежелательных «утечек», которые смогут повлиять на решение будущего контрагента работать с вами или нет, читайте в этой статье
Заказчик обратился к детективу с поручением проверить контрагента, с которым планировалось подписать долгосрочный договор на покупку и сервисное обслуживание швейных машинок известной товарной марки. Вскоре, от детектива он узнал, что в компании работает не 15 человек, как ему было заявлено на переговорах раннее, а пять, трое из которых являются близкими родственниками друг другу. Также, заказчику стало известно, что правообладатель товарного знака запретил продавать швейные машинки под своим брендом. А поскольку других дилерских контрактов у контрагента не было, то он распродавал товарные остатки и таким образом пытался «держаться на плаву». Естественно, что при таком неблагоприятном состоянии хозяйственных дел ни о каком сервисном обслуживании речи быть не могло, и заказчик принял единственно верное решение в этой ситуации - не связывать себя никакими обязательствами с компанией, которая уверенно идёт ко дну.
Потеря покупателя и прямые убытки — вот главная причина, по которой недобросовестному предпринимателю необходимо уметь вовремя распознавать «мягкое вторжение» детектива на территорию своего офиса, филиала или склада. Если детектив найдёт способ и проникнет в рабочее помещение с детективным аудитом, то рассмотрит каждую бумажку на столе секретаря, каждый корешок папки в шкафу бухгалтера, и сможет найти «компромат».
Но «проблем» легко избежать, если держать кабинет в порядке. Читайте, что проверить на рабочем месте.
На что детективы обращают внимание в вашем офисе
Офисная дверь
Детектив проверяет соответствие надписи на дверной табличке с фирменным наименованием компании, а также полиграфическое качество исполнения вывески.
Стеллажи с папками
Бухгалтеры часто назначают папкам названия первички, регистров и пр. Если у компании много контрагентов, ответственные лица заводят целую папку, на которую наклеивают стикер с наименованием компании и год. Если папки будут стоять в доступном месте, детектив обязательно найдёт способ их сфотографировать. Папки с именами на обложке храните в ограниченном доступе либо используйте названия без указания на имя компании. Принимайте меры, чтобы убрать документы в глухой шкаф или спрятать папки за ширму.
Компьютер
Детективы не упустят момент чтобы в ходе осмотра не ознакомиться с содержимым экрана компьютера. Такое случается, если менеджер в присутствии детектива открывает базу учета товаров на складе или фирменную презентацию.
Бумажные документы
Штатное расписание сотрудников с их контактными телефонами может находится под стеклом или на стене рядом с рабочим местом секретаря. Информация о способе оперативной связи с сотрудниками всегда находится на виду, поэтому детектив может воспользоваться невнимательностью секретаря, чтобы сделать пару фотоснимков. Список работников компании с их контактами, храните в закрытом ящике стола вдали от посторонних глаз.
Детектива интересуют абсолютно все документы, которые могут попасть в объектив его скромной фотокамеры. Например, стикеры, бумаги сторонних компаний, счета, письма или договоры на подпись. Поэтому, приучите работника оставлять на столе только документы, с которыми он работает в текущий момент. Лучше, если бумаги будут лежать не на виду, а в папке. Когда понадобится выйти из кабинета, ответственный работник должен убирать документы в место хранения — ящик стола, шкаф или сейф. Если детективы найдут чужие документы, то начнут устанавливать связи между компаниями, попытаются выстроить логистику бизнеса, имена контрагентов, а также позволит детективам отследить операции по счетам организаций.
Черновики
Черновые документы детективы могут найти в мусорных корзинах. В одном деле сыщики обнаружили в коридоре рядом со шредером ведомости по остаткам на складе. По компаниям, указанным в документах детективы смогли восстановить структуру холдинга, адреса складов, ответственных лиц и специализацию. Бывают случаи, когда документы, которые уже не используют в работе, идут на черновики. Их вкладывают в принтер для печати. Опасно так поступать, если в документах коммерческие или персональные данные. Такие бумаги нельзя использовать как черновики. Их нужно уничтожать, чтобы информацию больше нельзя было прочесть, например, с помощью шредера.
Печати
Детективы стремятся обнаружить оттиски штампов и печатей. Это позволит проверить реквизиты компании, а также сличить полученные оттиски с имеющимися у заказчика.
Переписка и электронные документы
Проверьте документы, которые отправляете контрагентам по email. Во вкладке «Свойства» электронных документов могут остаться следы о наименовании компании, имя автора и другие данные. Детективы обязательно анализируют эти важные сведения, чтобы сделать вывод о наличии признаков подготовки к формальной сделке.
Флешки
Рискованно передавать детективу сведения на электронных носителях. Детектив может попросить перекинуть ему свидетельства компании, сертификаты, лицензии, уставные документы и другие файлы большого размера, а менеджер из-за своей невнимательности в дополнение скопирует файлы со служебной информацией.
источник
Беспорядок на столе секретаря или менеджера по продажам может обойтись для компании потерей выгодного контракта. Как организовать работу, чтобы избежать нежелательных «утечек», которые смогут повлиять на решение будущего контрагента работать с вами или нет, читайте в этой статье
Заказчик обратился к детективу с поручением проверить контрагента, с которым планировалось подписать долгосрочный договор на покупку и сервисное обслуживание швейных машинок известной товарной марки. Вскоре, от детектива он узнал, что в компании работает не 15 человек, как ему было заявлено на переговорах раннее, а пять, трое из которых являются близкими родственниками друг другу. Также, заказчику стало известно, что правообладатель товарного знака запретил продавать швейные машинки под своим брендом. А поскольку других дилерских контрактов у контрагента не было, то он распродавал товарные остатки и таким образом пытался «держаться на плаву». Естественно, что при таком неблагоприятном состоянии хозяйственных дел ни о каком сервисном обслуживании речи быть не могло, и заказчик принял единственно верное решение в этой ситуации - не связывать себя никакими обязательствами с компанией, которая уверенно идёт ко дну.
Потеря покупателя и прямые убытки — вот главная причина, по которой недобросовестному предпринимателю необходимо уметь вовремя распознавать «мягкое вторжение» детектива на территорию своего офиса, филиала или склада. Если детектив найдёт способ и проникнет в рабочее помещение с детективным аудитом, то рассмотрит каждую бумажку на столе секретаря, каждый корешок папки в шкафу бухгалтера, и сможет найти «компромат».
Но «проблем» легко избежать, если держать кабинет в порядке. Читайте, что проверить на рабочем месте.
На что детективы обращают внимание в вашем офисе
Офисная дверь
Детектив проверяет соответствие надписи на дверной табличке с фирменным наименованием компании, а также полиграфическое качество исполнения вывески.
Стеллажи с папками
Бухгалтеры часто назначают папкам названия первички, регистров и пр. Если у компании много контрагентов, ответственные лица заводят целую папку, на которую наклеивают стикер с наименованием компании и год. Если папки будут стоять в доступном месте, детектив обязательно найдёт способ их сфотографировать. Папки с именами на обложке храните в ограниченном доступе либо используйте названия без указания на имя компании. Принимайте меры, чтобы убрать документы в глухой шкаф или спрятать папки за ширму.
Компьютер
Детективы не упустят момент чтобы в ходе осмотра не ознакомиться с содержимым экрана компьютера. Такое случается, если менеджер в присутствии детектива открывает базу учета товаров на складе или фирменную презентацию.
Бумажные документы
Штатное расписание сотрудников с их контактными телефонами может находится под стеклом или на стене рядом с рабочим местом секретаря. Информация о способе оперативной связи с сотрудниками всегда находится на виду, поэтому детектив может воспользоваться невнимательностью секретаря, чтобы сделать пару фотоснимков. Список работников компании с их контактами, храните в закрытом ящике стола вдали от посторонних глаз.
Детектива интересуют абсолютно все документы, которые могут попасть в объектив его скромной фотокамеры. Например, стикеры, бумаги сторонних компаний, счета, письма или договоры на подпись. Поэтому, приучите работника оставлять на столе только документы, с которыми он работает в текущий момент. Лучше, если бумаги будут лежать не на виду, а в папке. Когда понадобится выйти из кабинета, ответственный работник должен убирать документы в место хранения — ящик стола, шкаф или сейф. Если детективы найдут чужие документы, то начнут устанавливать связи между компаниями, попытаются выстроить логистику бизнеса, имена контрагентов, а также позволит детективам отследить операции по счетам организаций.
Черновики
Черновые документы детективы могут найти в мусорных корзинах. В одном деле сыщики обнаружили в коридоре рядом со шредером ведомости по остаткам на складе. По компаниям, указанным в документах детективы смогли восстановить структуру холдинга, адреса складов, ответственных лиц и специализацию. Бывают случаи, когда документы, которые уже не используют в работе, идут на черновики. Их вкладывают в принтер для печати. Опасно так поступать, если в документах коммерческие или персональные данные. Такие бумаги нельзя использовать как черновики. Их нужно уничтожать, чтобы информацию больше нельзя было прочесть, например, с помощью шредера.
Печати
Детективы стремятся обнаружить оттиски штампов и печатей. Это позволит проверить реквизиты компании, а также сличить полученные оттиски с имеющимися у заказчика.
Переписка и электронные документы
Проверьте документы, которые отправляете контрагентам по email. Во вкладке «Свойства» электронных документов могут остаться следы о наименовании компании, имя автора и другие данные. Детективы обязательно анализируют эти важные сведения, чтобы сделать вывод о наличии признаков подготовки к формальной сделке.
Флешки
Рискованно передавать детективу сведения на электронных носителях. Детектив может попросить перекинуть ему свидетельства компании, сертификаты, лицензии, уставные документы и другие файлы большого размера, а менеджер из-за своей невнимательности в дополнение скопирует файлы со служебной информацией.
источник
