Obtaining official information about a foreign company for litigation
Posted by: Roche & Duffay
In arbitration court practice, the problem of obtaining evidence of a foreign partner often arises. Such, at first glance, a simple procedure like submitting corporate documents of a foreign company to the court can cause difficulties, since obtaining them is not as easy as it might seem.
The fact is that no matter how you try to get them - through the official procedure or on your own, this will be associated with certain inconveniences.
Formal Evidence Procedure
The official procedure provides for the minimum participation of the party in obtaining information - it is only necessary to file a lawsuit in a Russian court, and when the claim is accepted for production, file a petition for the collection of evidence abroad; you just have to wait for the transfer of evidence from abroad to the Russian court, which will then be able to attach them to the case.
If the country in which the company for which you require information is registered is a party to the Hague Convention on the receipt of evidence in civil and commercial matters abroad of March 18, 1970 (more than 40 countries, including all Western European ones), then the procedure for obtaining evidence will be simplified if not, then the procedure will take an indefinite (but guaranteed long) period, since the number of authorities, including the consular authorities of both countries (the Russian Federation and the state where the company is registered, the information about which you need), through which the request will go, is not known in advance in order to reach a competent foreign court; at the same time, if the jurisdiction turns out to be very exotic, and the mechanism for providing evidence is not debugged, the result may turn out to be unpredictable (it may not exist at all ...).
The simplified official procedure is implemented in accordance with the Hague Convention on the receipt of evidence in civil and commercial matters abroad of March 18, 1970, and applies only to the countries participating in it. The following scheme operates: the Russian court, having received from the plaintiff a petition for the demand for evidence, transfers the court order to the body that is entrusted with the transfer of the court orders to the appropriate body abroad (in our case, it is the Ministry of Justice), in turn, a foreign body (analogous to the Ministry of Justice or the Prosecutor’s Office ) sends a court order to a competent court. Then, the foreign court requests the necessary documents from the registrar of companies or other departments with similar information, and transfers the documents to the responsible authority in their state, the foreign authority sends the documents to the Russian authority, and the latter transfers them to the Russian court. It remains to be added that documents obtained through the official procedure do not need to be legalized in order to be submitted to the court.
The disadvantages of the official procedure include the deadlines - from the filing of a petition to a Russian court to the receipt of official documents, at least 4 months will pass; limitation of potentially available documents - the search will be carried out only by the main source - the register of companies (except for the register of companies, information on the company may contain the register of courts, the registry of the credit bureau or tax authority), as well as the lack of translation into the language of the country where the documents will be transferred - despite the fact that the legalization of documents is not required during the official procedure, the documents will need to be translated, and translation assured, which again will increase both material and time costs.
If the Russian Federation has a bilateral agreement with a certain country on legal assistance in civil and / or commercial matters (such an agreement exists, for example, with Switzerland), then the procedure can be even simpler, since a court order will be transmitted directly from the judicial authority in one country to a judicial authority in another country, which will significantly reduce the time, but this will not solve the problems with limited resources and translation.
In fact, a problem with the official procedure may arise even at the stage of filing a claim: the claim must have a basis - the facts that you refer to in support of your claims, in turn, the facts must be supported by evidence, and if you have no other evidence , except for those that you expect to receive, the claim will have no reason, and, accordingly, it cannot be accepted for production.
Alternative evidence
If you decide to rely on your strength, it will be necessary to completely control the entire procedure from filing an application to checking the submitted documents - you will have to select the people who will do this, look for the competent authority abroad, send a request there, agree on the legalization of documents (which may entail additional difficulties) and, perhaps, to prove to the court the admissibility of this evidence - that is, firstly, that the documents were obtained from an official source, secondly, with due process, and thirdly, that they comply established form.
In addition, it is not always possible to directly contact the official body of the country of registration of the counterparty - therefore, you will have to contact the consular authorities of the state where the company of interest is registered, for which you need a court order from a Russian court (and there is a problem with the basis of the claim indicated above). Even if you manage to go to a body that has such information, you cannot be sure that it will provide it, and, in addition, the amount of information provided directly from an official source to a person who does not professionally receive such information will be enough narrow - for example, in most states it is difficult (and in some it is completely impossible) to obtain financial documentation.
In order to avoid all these problems, in most states there are special law firms that provide services for finding information about companies registered in the jurisdiction. Such companies provide a wide range of information, ranging from searching the company registry for specific criteria (for example, information about what other companies are headed by the person who is the director of the company you are interested in), and ending with the provision of financial statements contained in the source accessible only to a certain circle of persons (state bodies and specialized law firms); however, the entire procedure will take no more than a month. In addition, a specialized law firm can provide translation and certification of documents, as well as written explanations of a lawyer practicing in the country of registration of the company you are interested in about the significance of certain documents (“legal opinion”).
In many cases, this method of obtaining evidence is optimal, but the following should be considered:
the service is relatively expensive;
it is possible that the company prefers to work not directly with the client, but only through a professional intermediary company;
even if the company works directly with customers, this does not exclude problems associated with a lack of understanding (especially when the company operates in a different legal system) as to which documents you may need and how to certify them so that they have probative value.
The content of the service of providing official information about foreign companies
Depending on the country of registration of the company, the amount of information that can be provided varies. The general list of documents that can be provided can be divided by the sources of their receipt.
Information from the company register (commercial register) includes:
If the company is registered in the country where the common law system operates (USA, Great Britain, its former colonies, most of the islands of the Caribbean and other dependent territories of Great Britain), - Certificate of Good Standing, Certificate of Continuing Registration, Certificate of Compliance and etc. depending on the jurisdiction), where the company number, date of incorporation, status (current; in the process of liquidation or bankruptcy) are indicated; in some jurisdictions (for example, Great Britain, Gibraltar) the certificate of well-being contains more detailed information.
If the company is registered in one country of the continental legal system (all European countries), then the basic information about it will be included in the extract from the trade register, which indicates the company number, date of incorporation, information on the legal form, company status and its change from the moment of registration, the registered address of the company, data on the registered agent, directors and executive secretary of the company, on the authorized capital and its change from the moment of registration, on the number of shares and shareholders (sometimes - a list of the largest shareholders
Corporate documents that a company register can provide (the list varies depending on the particular jurisdiction; in the USA, for example, internal company documents are not always transferred to the register):
Memorandum of association;
Charter;
Documents on the appointment / removal of directors of the company.
Information from the court register, including facts of the company's participation as a defendant in civil cases, as well as in cases of bankruptcy or liquidation; usually provided for a limited period of time.
Information from the register of the registered agent (the registered agent is the person responsible for the company’s communication with government bodies, including the company register) may include all the information available in the company register, however, instead of a certificate of good condition, such a company can provide its unofficial counterpart - Certificate of Incumbency , as well as more detailed information about persons holding senior positions in the company - directors, treasurer, members of the Management Board, members of the company's supervisory bodies, executive secretary; in addition, more detailed information about shareholders and, in some cases, financial information.
A registered agent, as a rule, provides information either at the request of the client (meaning the company you need information about), or at the request of the court or in connection with another official procedure.
Information from financial authorities (credit bureaus, tax authorities). Information of this kind can not always be obtained directly: basically, it is provided by specialized companies in the jurisdiction where the company is registered, information about which is required.
Financial documentation may include a company balance sheet, profit and loss statement, audit reports for the past few years; in addition, a company credit rating, information on pledges and mortgages, as well as a report on affiliates may be provided.
A law firm that professionally seeks information about companies can provide a lawyer's opinion on the significance of documents received about a foreign company (“legal opinion”); this type of document is available in almost any jurisdiction upon special request
Finding information about a foreign company using the example of Switzerland and Hong Kong
Consider specific situations with obtaining official information about a foreign company using the example of the jurisdictions of two legal systems - Switzerland as a state with a continental legal system, and Hong Kong as a representative of common law.
Switzerland is one of the most open countries in terms of the possibility of obtaining information about the companies registered there; accordingly, most of the information can be obtained from the open commercial (trade) register that exists in each canton.
The register of companies provides a certified statement containing the company number, incorporation date, legal form, company status, information on changes in status and name, information on the scope of the company, information on the size of the authorized capital and its change, the number of shares, their par value and the number of shareholders, as well as information on responsible persons (directors) who have the right to sign. In addition, in the register you can order corporate documents of the company - the charter, constituent (registration) documents, and in some cantons and internal documents of the company.
The information from the court register contains a list of cases in which the company appeared as a defendant (a list of all cases in which the company participated) is possible, including cases of liquidation and bankruptcy.
Swiss financial authorities do not provide information directly, so the relevant information is available through a specialized law firm. Financial information includes balance sheet, income statement, information about pledges and mortgages.
As for Hong Kong, here, guided by considerations of saving time (and effort), it will be more convenient to apply for the necessary information not directly to the registry, but to the local specialized intermediary company, which has access to the databases of the company registry, court registry, and financial registries organs.
Information from the register of companies includes a Certificate of Good Condition (which includes general information about the company, see above); list of directors (including names and addresses); list of shareholders (including names, addresses and size of shares) and changes in the composition of shareholders; amount of authorized capital; the register can also provide company documents, including the charter, memorandum of association, incorporation certificate and documents on the appointment / removal of directors.
Information from the judicial registry (separate registries are kept for various types of cases, which increases the search costs) is the information for the last 6 years regarding the company's participation as a defendant in civil cases, as well as in cases of liquidation and bankruptcy lawsuits.
Financial information is limited and may contain only excerpts from the company's balance sheet and income statement. A full financial report is available only at the request of a Hong Kong court, and for a process taking place in that court.
conclusions
Each of the methods for obtaining official information is associated with certain costs, and, depending on the specifics of the situation, you can choose one that is associated with the least difficulties and costs.
A formal procedure is more suitable for you if all of the following conditions are met:
You have documents that you can refer to as a justification for a claim in a Russian court and without documents that need to be received abroad;
The country where the company of interest is registered is a party to the Hague Convention on obtaining evidence in civil and commercial matters abroad, or has an agreement with the Russian Federation on legal assistance in civil and / or commercial matters;
You only need the basic documents that can be obtained from the register of companies (see the list of documents available in the register above);
You have the opportunity to wait from 4 to 6 months.
You need to contact a law company that provides professional services for finding information about companies (either Russian or foreign, which operates directly in the jurisdiction you are interested in if this company works directly with clients), if at least one of the following conditions is met :
You need documents about a foreign company as a justification for the claim;
The state where the company of interest is registered is not a party to the Hague Convention on the receipt of evidence in civil and commercial matters abroad;
You need specialized information - financial reports, information on pledges and mortgages, information on participation in court cases, as well as information that can be obtained from the official registry for non-standard search criteria;
You want to receive the opinion of a lawyer practicing in the jurisdiction where the company is registered;
You do not have time to wait more than a month.
https://assay.gov.ua/w/assaygovua.nsf/0/ ... 53002BC86A
Получение официальной информации об иностранной компании для судебного процесса
Автор: Roche & Duffay
В арбитражной судебной практике часто возникает проблема получения доказательств о зарубежном партнере. Такая, на первый взгляд, простая процедура как предоставление в суд корпоративных документов иностранной компании может вызвать сложности, поскольку получить их не так просто, как может показаться.
Дело в том, что каким бы образом вы не пытались их получить – через официальную процедуру или самостоятельно, это будет связано с определенными неудобствами.
Официальная процедура получения доказательств
Официальная процедура предусматривает минимальное участие стороны в получении информации – необходимо лишь подать иск в российский суд, и, когда иск будет принят к производству, заявить ходатайство об истребовании доказательств за границей; вам останется лишь дождаться передачи доказательств из-за границы российскому суду, который затем сможет приобщить их к делу.
Если страна, в которой зарегистрирована компания, сведения о которой вам необходимы, является участником Гаагской конвенции о получении за границей доказательств по гражданским и торговым делам от 18 марта 1970 г. (более 40 стран, включая все западноевропейские), то процедура получения доказательств будет упрощенной, если же нет, то процедура займет неопределенный (но гарантированно длительный) срок, поскольку заранее неизвестно количество инстанций, включая консульские органы обеих стран (Российской Федерации и государства, где зарегистрирована компания, информация о которой вам нужна), через которые должен будет пройти запрос для того, чтобы дойти до компетентного зарубежного суда; при этом, если юрисдикция окажется уж очень экзотической, и механизм предоставления доказательств не будет отлаженным, результат может оказаться непредсказуемым (его вообще может не быть…).
Упрощенная официальная процедура реализуется в соответствии с Гаагской конвенцией о получении за границей доказательств по гражданским и торговым делам от 18 марта 1970 г., и распространяется только на участвующие в ней страны. Действует следующая схема: российский суд, получив от истца ходатайство об истребовании доказательств, передает судебное поручение в орган, на который возлагается передача судебных поручений соответствующему органу за рубежом (в нашем случае это Минюст), в свою очередь, зарубежный орган (аналог Минюста или Прокуратуры) передает судебное поручение компетентному суду. Затем зарубежный суд истребует необходимые документы от регистратора компаний или других ведомств, обладающих подобной информацией, и передает документы ответственному органу в своем государстве, зарубежный орган пересылает документы российскому органу, а тот передает их в российский суд. Остается еще добавить, что документы, полученные через официальную процедуру, не нужно легализовывать для того, чтобы предоставить в суд.
К недостаткам официальной процедуры следует отнести сроки – от подачи ходатайства в российский суд до получения официальных документов пройдет не менее 4 месяцев; ограниченность потенциально доступных документов – поиск будет осуществляться только по основному источнику – реестру компаний (кроме реестра компаний, информацию о компании может содержать реестр судов, реестр кредитного бюро или налогового ведомства), а также отсутствие перевода на язык страны, куда будут передаваться документы – несмотря на то, что легализации документов при официальной процедуре не требуется, документы нужно будет перевести, и заверить перевод, что опять же увеличит как материальные, так и временные издержки.
Если у Российской Федерации есть с некой страной двустороннее соглашение о правовой помощи по гражданским и/или торговым делам (такое соглашение есть, например, со Швейцарией), то процедура может быть еще более простой, поскольку судебное поручение будет передаваться непосредственно от судебного органа в одной стране в судебный орган в другой стране, что существенно сократит сроки, однако это не решит проблем с ограниченностью ресурсов и переводом.
В сущности, проблема с официальной процедурой может возникнуть еще на этапе подачи иска: у иска должно быть основание – те факты, на которые вы ссылаетесь в подтверждение своих требований, в свою очередь, факты должны быть подтверждены доказательствами, и если у вас нет других доказательств, кроме тех, которые вы рассчитываете получить, у иска не будет основания, и, соответственно, он не сможет быть принят к производству.
Альтернативные способы получения доказательств
Если вы решили положиться на свои силы, то необходимо будет полностью контролировать всю процедуру от подачи заявки до проверки предоставленных документов — придется выделять людей, которые будут этим заниматься, искать компетентный орган за рубежом, направлять туда запрос, договариваться о легализации документов (что может повлечь дополнительные сложности) и, возможно, доказывать суду допустимость этих доказательств – то есть, во-первых, то, что документы были получены из официального источника, во-вторых, с соблюдением должной процедуры, и, в-третьих, то, что они соответствуют установленной форме.
Кроме того, не всегда возможно напрямую обратиться в официальный орган страны регистрации контрагента – поэтому придется обращаться в консульские органы государства, где зарегистрирована интересующая вас компания, для чего нужно судебное поручение российского суда (и возникает проблема с основанием иска, обозначенная выше). Даже если вам удалось выйти на орган, который обладает подобной информацией, нельзя быть уверенным в том, что он станет предоставлять ее, а, кроме того, объем информации, предоставляемой напрямую из официального источника лицу, который не занимается получением такой информации профессионально, будет достаточно узким – например, в большинстве государств сложно (а в некоторых и вовсе невозможно) получить финансовую документацию.
Для того, чтобы избежать всех этих проблем, в большинстве государств существуют специальные юридические компании, которые предоставляют услуги по поиску информации о компаниях, зарегистрированных в юрисдикции. Такие компании предоставляют достаточно широкий спектр информации, начиная от поиска в реестре компаний по специфическим критериям (например, может быть предоставлена информация о том, какие еще компании возглавляет лицо, являющееся директором интересующей вас компании), и заканчивая предоставлением финансовой отчетности, которая содержится в источнике, доступном только для определенного круга лиц (государственных органов и специализированных юридических фирм); при этом вся процедура займет не более месяца. Кроме того, специализированная юридическая компания может обеспечивать перевод и заверение документов, а также письменные разъяснения юриста, практикующего в стране регистрации интересующей вас компании, о значимости тех или иных документов («legal opinion»).
Этот способ получения доказательств во многих случаях является оптимальным, однако при этом необходимо учитывать следующее:
услуга является относительно дорогостоящей;
возможно, что компания предпочитает работать не напрямую с клиентом, а только через профессиональную фирму-посредника;
даже если компания работает с клиентами напрямую, это не исключает проблем, связанных с отсутствием взаимопонимания (особенно когда компания работает в другой правовой системе) в отношении того, какие документы могут вам понадобиться и каким образом их необходимо заверить, чтобы они имели доказательственную силу.
Содержание услуги по предоставлению официальной информации о зарубежных компаниях
В зависимости от страны регистрации компании, объем информации, которая может быть предоставлена, варьируется. Общий список документов, которые могут быть предоставлены, можно разделить по источникам их получения.
Информация из реестра компаний (коммерческого реестра) включает в себя:
Если компания зарегистрирована в стране, где действует система общего права (США, Великобритания, ее бывшие колонии, большинство островов Карибского бассейна и другие зависимые территории Великобритании) — сертификат благополучного состояния компании (Certificate of Good Standing, Certificate of Continuing Registration, Certificate of Compliance и т.д. в зависимости от юрисдикции), где указаны номер компании, дата инкорпорации, статус (действующая; в стадии ликвидации или банкротства); в некоторых юрисдикциях (например, Великобритания, Гибралтар) сертификат благополучного состояния содержит более подробную информацию.
Если компания зарегистрирована в одной стран континентальной правовой системы (все европейские страны), то основная информация о ней будет включена в выписку из торгового реестра, где указывается номер компании, дата инкорпорации, информация об организационно-правовой форме, статус компании и его изменение с момента регистрации, зарегистрированный адрес компании, данные о зарегистрированном агенте, директорах и ответственном секретаре компании, об уставном капитале и его изменении с момента регистрации, о количестве акций и акционеров (иногда – список крупнейших акционеров
Корпоративные документы, которые может предоставить реестр компаний (список варьируется в зависимости от конкретной юрисдикции; в США, например, внутренние документы компании не всегда передаются в реестр):
Учредительный договор;
Устав;
Документы о назначении/снятии директоров компании.
Информация из судебного реестра, включающая факты участия компании в качестве ответчика в гражданских делах, а также в делах по иску о банкротстве или ликвидации; как правило, предоставляется за ограниченный промежуток времени.
Информация из реестра зарегистрированного агента (зарегистрированный агент – это лицо, отвечающее за связь компании с государственными органами, включая реестр компаний) может включать всю информацию, имеющуюся в реестре компаний, однако вместо сертификата благополучного состояния такая компания может представить его неофициальный аналог – Certificate of Incumbency, а также более подробную информацию о лицах, занимающих ответственные посты в компании – директоров, казначея, членов Правления, членов надзорных органов компании, ответственного секретаря; кроме того, более подробную информацию об акционерах и, в отдельных случаях, финансовую информацию.
Зарегистрированный агент, как правило, предоставляет информацию либо по просьбе клиента (имеется ввиду компания, информация о которой вам нужна), либо по запросу суда или в связи с иной официальной процедурой.
Информация из финансовых органов (кредитных бюро, налоговых ведомств). Информация такого рода не всегда может быть получена напрямую: в основном, ее предоставляют специализированные компании в юрисдикции, где зарегистрирована компания, информация о которой требуется.
Финансовая документация может включать в себя баланс компании, отчет о прибылях и убытках, заключения аудиторов за последние несколько лет; кроме того, может быть предоставлен кредитный рейтинг компании, информация о залогах и закладных, а также отчет об аффилированных лицах.
Юридическая фирма, которая профессионально занимается поиском информации о компаниях, может предоставить заключение юриста относительно значимости полученных документов о зарубежной компании («legal opinion»); данный вид документа предоставляется практически в любой юрисдикции по специальному запросу
Поиск информации о зарубежной компании на примере Швейцарии и Гонконга
Рассмотрим конкретные ситуации с получением официальной информации о зарубежной компании на примере юрисдикций двух систем права – Швейцарии как государства с континентальной правовой системой, и Гонконга как представителя общего права.
Швейцария – одна из наиболее открытых стран в том, что касается возможности получения информации о зарегистрированных там компаниях, соответственно, большая часть информации может быть получена из открытого коммерческого (торгового) реестра, который существует в каждом кантоне.
Реестр компаний предоставляет заверенную выписку, содержащую номер компании, дату инкорпорации, организационно-правовую форму, статус компании, информация об изменении статуса и названия, информацию о сфере деятельности компании, информацию о размере уставного капитала и его изменении, количестве акций, их номинальной стоимости и количестве акционеров, а также информацию об ответственных лицах (директорах), имеющих право подписи. Кроме того, в реестре можно заказать корпоративные документы компании – устав, учредительные (регистрационные) документы, а в некоторых кантонах и внутренние документы компании.
Информация из судебного реестра содержит перечень дел, в которых компания фигурировала в качестве ответчика (возможен перечень всех дел, в которых участвовала компания), включая дела о ликвидации и банкротстве.
Финансовые органы Швейцарии не предоставляют информацию напрямую, поэтому соответствующая информация доступна через специализированную юридическую фирму. Финансовая информация включает баланс, отчет о прибылях и убытках, информацию о залогах и закладных.
Что касается Гонконга, то здесь, руководствуясь соображениями экономии времени (и сил), будет удобнее обращаться за необходимой информацией не напрямую в реестр, а в местную специализированную компанию-посредника, которая имеет доступ к базам реестра компаний, судебному реестру, а также реестрам финансовых органов.
Информация из реестра компаний включает в себя Сертификат благополучного состояния компании (в который входит общая информация о компании, см.выше); список директоров (включая имена и адреса); список акционеров (включая имена, адреса и размер пакета акций) и изменения в составе акционеров; размер уставного капитала; также реестр может предоставить документы компании, включая устав, учредительный договор, сертификат инкорпорации и документы о назначении/снятии директоров.
Информация из судебного реестра (по разным видам дел ведутся отдельные реестры, что увеличивает издержки поиска) представляет собой информацию за последние 6 лет, касающуюся участия компании в качестве ответчика в гражданских делах, а также в делах по иску о ликвидации и банкротстве.
Финансовая информация ограничена и может содержать только выдержки из баланса компании и отчета о прибылях и убытках. Полный финансовый отчет доступен только по требованию гонконгского суда, причем для процесса, имеющего место в этом суде.
Выводы
Каждый из способов получения официальной информации связан с определенными издержками, и, в зависимости от специфики ситуации, можно выбрать один, который связан с наименьшими сложностями и затратами.
Официальная процедура является более подходящей для вас, если соблюдаются все нижеследующие условия:
У вас есть документы, на которые можно сослаться в качестве обоснования иска в российский суд и без документов, которые нужно получить за границей;
Государство, где зарегистрирована интересующая вас компания, является участником Гаагской конвенцией о получении за границей доказательств по гражданским и торговым делам, либо имеет соглашение с Российской Федерации о правовой помощи по гражданским и/или торговым делам;
Вам нужны только основные документы, которые могут быть получены из реестра компаний (см. выше перечень доступных в реестре документов);
У вас есть возможность ждать от 4 до 6 месяцев.
Вам необходимо обращаться в юридическую компанию, которая на профессиональной основе предоставляет услуги по поиску информации о компаниях (либо российскую, либо зарубежную, которая действует непосредственно в интересующей вас юрисдикции, если эта компания работает с клиентами напрямую), если соблюдается хотя бы одно из следующих условий:
Вам нужны документы о зарубежной компании в качестве обоснования иска;
Государство, где зарегистрирована интересующая вас компания, не является участником Гаагской конвенцией о получении за границей доказательств по гражданским и торговым делам;
Вам нужна специализированная информация – финансовые отчеты, информация о залогах и закладных, информация об участии в судебных делах, а также информация, которая может быть получена из официального реестра при нестандартных критериях поиска;
Вы хотите получить заключение юриста, практикующего в юрисдикции, где зарегистрирована компания;
У вас нет времени ждать больше, чем месяц.
https://assay.gov.ua/w/assaygovua.nsf/0/ ... 53002BC86A
Original message
